Treballar tots junts, sense ser-hi: l'organització interna d'Outils-réseaux

Compartició de documents i co-redacció

• Una intranet, en forma de YesWiki protegida per una clau d'accés i una contrasenya, constitueix l'espai on es centralitzen les informacions necessàries per a la vida de l'equip; d'aquesta manera podem centralitzar actes de reunions, descripció dels projectes, co-redacció de documents, memòries i procediments.
• Per co-redactar les actes de la reunió en directe, en primer lloc fem servir el sistema Ietherpad i fem un retalla i enganxa de l'acta a la intranet. Per a continguts de tipus taula, fem servir les eines Google documents.
• Un Dropbox per a cada membre de l'equip, per mitjà d'un arxiu compartit, permet que cada membre disposi del conjunt dels documents relacionats amb el funcionament de l'estructura (documents administratius, comptables, gestió dels projectes...) en el seu ordinador. El Dropbox permet sincronitzar l'actualització dels arxius (si un dels treballadors modifica un document en el directori Dropbox del seu ordinador, automàticament, els altres treballadors que tinguin l'ordinador connectat podran beneficiar-se de l'actualització).

Comunicació: reunió, mailing i missatgeria

• cada dilluns organitzem una reunió d'equip: alguns hi participen a distància (via Skype) i Etherpad. Ens posem al dia pel que fa als projectes, a les trobades...
• un mail per persona, que es llegeix per mitjà del programa de correu electrònic Thunderbird (utilitzant el sistema "POP" els missatges es descarreguen a l'ordinador de cadascú).
• una llista de difusió per al consell d'administració i l'equip: tots els treballadors i alguns membres del consell d'administració hi estan inscrits. Així, quan un d'ells escriu, tots reben el missatge.
• una llista de difusió únicament per a l'equip.
• una bústia "presentació": tots els treballadors la consulten (subscripció via Thunderbird en IMAP: és a dir que els missatges segueixen estant en línia en el servidor): cadascú pot accedir a tots els missatges rebuts i enviats i pot enviar un missatge utilitzant aquesta adreça.
• utilització del programa Phpliste per gestionar els contactes i la difusió de correus electrònics: Phpliste permet gestionar una base de dades de contactes de mails i té una interfície per configurar mailings. L'avantage és que les persones poden donar-se de baixa elles mateixes.
• Tots fem servir Skype per poder comunicar-nos a distància (ús diari del xat, i un cop per setmana, per a la reunió de l'equip, ús de la videoconferència i de la compartició d'escriptori).

Sincronització

• uns calendaris permeten a cadascú seguir les activitats programades de l'equip: cadascú té la seva agenda (Phpicalendar o Google Agenda) en línia, n'hi ha una de comuna per a tot l'equip i cadascú disposa d'una eina en el seu ordinador per actualitzar-la (Sunbird o l'extensió Lightning de Thunderbird).

Vigilància compartida

• Amb el tag "outils-reseaux.org" a Delicious, la vigilància és col·lectiva i es pot seguir mitjançant fluxos RSS.