Organitzar a distància la comunicació d'un esdeveniment

Autor de la fitxa : Corinne Lamarche - SupAgro Florac

Llicència de la fitxa : Creative Commons BY-SA

Testimoniatge : Parlaré d'una experiència, viscuda a distància, que em va sorprendre per la seva eficàcia. Em vaig trobar en el si d'un petit grup encarregat de la comunicació de les Trobades Moustic que van reunir dues-centes persones l'any 2013.

Com va succeir?

Al principi, només coneixia quatre de les vuit persones que em vaig trobar el dia de l'esdeveniment. Vam participar, conjuntament, durant cinc mesos, a quinze reunions a distància organitzades via skype. D'entrada no estava segura d'aconseguir-ho; no obstant el resultat va ser excel·lent. He quedat molt sorpresa de la capacitat que podem tenir per treballar a distància quan triem les eines adequades i les persones estan disposades a compartir i a escoltar. És clar que les competències de cadascun eren complementàries, però amb això no n'hi ha prou. Les eines col·laboratives ens han ajudat molt.

El que vam fer

Per a aquest esdeveniment, vam crear un wiki, amb unes rúbriques per a cada subcomissió (Comitè de pilotatge, programació, finançament, comunicació). La fluïdesa dels intercanvis va ser facilitada per una mena de taula en una sola pàgina amb diversos paràgrafs:

per fer (recapitulació de les decisions preses en acabar la reunió), una ullada a aquest apartat em va permetre veure quines eren les tasques que havia de fer i també les que no havia de fer però en les quals podia intervenir si em sobrava temps. En un principi, aquestes tasques havien estat atribuïdes a una o dues persones, però no eren exclusives i per tant en podíem anar veient la progressió.
les dates de les reunions fixades anticipadament. Al principi, ens vam posar d'acord sobre la disponibilitat de cadascú (temps de treball) i els períodes de vacances.
l'enllaç per a la presa de notes de les reunions; i un pad de recanvi per fer servir en cas de caiguda del servidor de hosting (ens va passar una vegada).
l'adreça de la llista de discussió, per tal que el participants d'altres comissions es poguéssin comunicar amb aquesta comissió.
els documents de referència (amb un enllaç a cada google doc, o altre eina de treball). És important anotar-hi la llista dels documents útils per a la comissió, per poder retrobar-los més fàcilment que per mail. Un mes i mig abans de l'esdeveniment es van crear molts documents i cada vegada es va enviar un mail per donar-ne l'enllaç. De vegades l'assumpte del mail no era prou explícit i això plantejava un problema a l'hora de retrobar la informació. Per tant, vaig recuperar tots els enllaços i els vaig posar en aquesta pàgina descrivint-ne el contingut. També és important no crear diverses taules, sinó una amb diverses pestanyes (o fulls).
les actes de les reunions. Cinc dies abans de la reunió vaig enviar un correu per recordar la data i l'hora, on hi figurava l'enllaç del pad que contenia algunes informacions i l'ordre del dia; a més de demanar si algú volia afegir-hi algun punt. De vegades hi anotava preguntes i el mateix dia la resposta estava redactada. La setmana anterior m'havia llegit les actes dels altres grups i si hi havia punts que s'havien de donar a conèixer al grup, els havia anotat com a punt d'informació. Després de la reunió, el dinamitzador o una altra persona en posa el resum en una pàgina wiki (compaginació, hipervincles, llegibilitat) i també envia l'enllaç als altres membres per tal de mantenir informats els absents i recordar la data de la propera reunió.
la llista dels participants: on hi figuren els noms, cognoms i funcions dels participants en la subcomissió.

El que em sembla important és decidir prèviament quines eines es faran servir i perquè, així com el procés que se seguirà; sobretot no s'han de canviar a mig camí si no s'està totalment segur que tothom domina l'eina.

Enllaç d'Internet : http://moustic.info/2013/wakka.php?wiki=ComMunication

Mots clau :