Com la videoconferència va salvar la meva xarxa
Autor de la fitxa :
Gatien Bataille
Llicència de la fitxa :
Creative Commons BY-SA
Testimoniatge :
Membre d'una xarxa d'estructures d'educació mediambiental, al llarg dels anys he vist com la freqüència i la participació a les nostres reunions anaven disminuint sense parar.
El que llastrava les nostres reunions era principalment el temps dels trajectes. La majoria de les vegades, el temps que passàvem a la carretera era més llarg que el que duraven les reunions...
Això va acabar per desencoratjar els més motivats de nosaltres...
Les reunions cada cop eren menys freqüentades. Les decisions que es prenien en sessió cada vegada eren menys representatives...
La freqüència de les reunions va anar disminuint quasi fins a l'extinció.
Vaig proposar als altres membres que tornéssim a reunir-nos però incloent dues reunions "virtuals" entre cada reunió "presencial" (trimestral).
A aquest efecte vaig formar els meus col·legues o bé en directe o bé mitjançant un petit tutorial en vídeo en la utilització dels hangouts de Google.
Fa més d'un any i mig que fem servir aquest mitjà de comunicació per a les nostres reunions. El resultat ha estat definitiu!
L'índex de participació ha tornar a ser gairebé del 100 % i la freqüència de les nostres reunions torna a ser mensual.
S'ha establert novament una dinàmica de xarxa.
Les reunions duren 2h i les dates es fixen de comú acord per tot l'any.
El canvi més important rau en la durada de la reunió mateixa. Quan abans, per aquesta mateixa reunió de 2h, cadascun de nosaltres havia de fer entre 3 i 4 hores de trajecte, ara la reunió té una durada exacta de 2h i cadascú pot reprendre les seves activitats al cap de 5 minuts.
Algunes observacions a partir d'aquest exemple:
Dos límits:
De manera global, amb l'ús, tots els participants han trobat fantàstica aquesta eina i a mi ja ni em cal iniciar les reunions perquè tots els membres s'hi han posat!
El que llastrava les nostres reunions era principalment el temps dels trajectes. La majoria de les vegades, el temps que passàvem a la carretera era més llarg que el que duraven les reunions...
Això va acabar per desencoratjar els més motivats de nosaltres...
Les reunions cada cop eren menys freqüentades. Les decisions que es prenien en sessió cada vegada eren menys representatives...
La freqüència de les reunions va anar disminuint quasi fins a l'extinció.
Vaig proposar als altres membres que tornéssim a reunir-nos però incloent dues reunions "virtuals" entre cada reunió "presencial" (trimestral).
A aquest efecte vaig formar els meus col·legues o bé en directe o bé mitjançant un petit tutorial en vídeo en la utilització dels hangouts de Google.
Fa més d'un any i mig que fem servir aquest mitjà de comunicació per a les nostres reunions. El resultat ha estat definitiu!
L'índex de participació ha tornar a ser gairebé del 100 % i la freqüència de les nostres reunions torna a ser mensual.
S'ha establert novament una dinàmica de xarxa.
Les reunions duren 2h i les dates es fixen de comú acord per tot l'any.
El canvi més important rau en la durada de la reunió mateixa. Quan abans, per aquesta mateixa reunió de 2h, cadascun de nosaltres havia de fer entre 3 i 4 hores de trajecte, ara la reunió té una durada exacta de 2h i cadascú pot reprendre les seves activitats al cap de 5 minuts.
Algunes observacions a partir d'aquest exemple:
- és important tranquil·litzar els participants explicant-los de manera presencial el funcionament de l'eina.
- els tutorials en vídeo constitueixen un suport important. El fet que els hagi realitzat jo mateix ajuda molt. De fet, contràriament als tutorials "oficials" que parteixen d'una situació "clàssica", els meus tutorials, comentats amb la meva veu mostren la situació concreta amb què es trobaran els participants. Indiquen realment els passos a seguir.
- és important no menystenir els petits problemes tècnics inicials. Vam haver de fer entre 4 i 5 reunions fins que tothom s'hi va trobar còmode. Al principi, vaig estar molt present i predisposat a ajudar en tot el que calgués.
- és important que l'animador domini bé l'eina per tal de resoldre tots els petits entrebancs que sorgeixen (la majoria de les vegades relacionats amb les diferents configuracions dels ordinadors dels participants)
- no és inútil preveure 15 minuts en començar el debat per ajustar correctament el so i la imatge de cadascú (amb 3 minuts sol haver-n'hi prou)
- pot passar que la connexió massa feble d'un participant creï uns sorolls estranys durant la reunió (una mena de soroll de cisterna que es buida).
- també ha passat alguna vegada que alguns "participants ocults" es colin a les nostre reunions. Tot i no ser "dramàtic" (ja que eren col·legues dels participants a la reunió), aquests convidats "no declarats" (que evitaven parlar o mostrar-se en el vídeo ) van crear un cert "destorb" en el bon funcionament de la reunió. Vam demanar a aquests "invisibles" que es declaressin o abandonessin la reunió.
- el llenguatge no verbal no és fàcil de copsar en aquest tipus de reunions encara que la imatge de cada participant sigui visible. Això demana un augment de la vigilància per part de l'animador de la reunió. Per part meva, de seguida vaig instaurar l'ús del senyal de la mà per permetre que cada participant donés a conèixer el seu "humor" sobre el que s'estava dient. Aquests senyals també em permetien distribuir la paraula més fàcilment.
- el fet que la reunió es faci en línia no significa que no calgui un animador... potser fins i tot és més necessari que en una reunió clàssica!
- cal estar atents al to emprat en les reunions "virtuals". Hem constatat que de vegades la "distància" ens feia emprar un "to" de paraula que no ens haguéssim permès d'haver estat en presència els uns dels altres!
- en els hangouts de Google, és fàcil implementar un espai de co-escriptura (google docs). Això aporta un valor afegit a l'eina ja que a més de permetre reunions a distància, inicia els participants en la redacció col·lectiva de les actes!
Dos límits:
- l'eina presenta un límit que pot ser un inconvenient. A la reunió, com a mínim en vídeo, només hi poden prendre part 10 persones. És possible afegir-hi 5 persones més però només amb la veu.
- cal que els participants tinguin un compte Google (adreça Gmail)
De manera global, amb l'ús, tots els participants han trobat fantàstica aquesta eina i a mi ja ni em cal iniciar les reunions perquè tots els membres s'hi han posat!
Enllaç d'Internet :
http://www.crie.be
