Google Documents (Google Drive)

Auteur de la fiche : Emilie Hullo, Outils R√©seaux et H√©l√®ne Laxenaire, SupAgro Florac
Licence de la fiche : Creative Commons BY-SA
En introduction : Google Docs est une suite de bureautique en ligne, gratuite. Elle comprend un traitement de textes, un tableur, un logiciel de pr√©sentation, un logiciel permettant de g√©n√©rer des formulaires en ligne et un logiciel de dessin. Cette suite permet de partager vos documents de bureautique (en lecture ou en √©criture) et de r√©diger √† plusieurs. Depuis le passage √† Google Drive il est √©galement possible de partager d'autres types de documents.
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Site officiel : https://docs.google.com
Famille d'outils : Bureautique en ligne
Pr√©sentation :
Pr√©-requis :
  • Avoir un compte Google (pour cr√©er et partager un document : les autres participants ne sont pas oblig√©s d'en avoir un).
  • Savoir utiliser une suite bureautique (traitement de texte, tableur, pr√©sentation).
Quelques applications :
  • Prise de notes de mani√®re synchrone et √† distance lors d'une r√©union t√©l√©phonique.
  • Cr√©ation d'une enqu√™te en ligne, les r√©sultats √©tant compil√©s dans un tableau (pour en savoir plus, voir la fiche Outil Google Formulaire
  • Pour pr√©parer la programmation d'un √©v√©nement, les organisateurs compilent les noms et les coordonn√©es des intervenants potentiels dans un tableau, les donn√©es sont ainsi structur√©es et permettent un traitement ult√©rieur style publipostage.
  • Pour un planning de formation, un tableau est mis en ligne en diff√©renciant les droits : les √©tudiants peuvent consulter le tableau √† jour en temps r√©el pour conna√ģtre leur emploi du temps (mais pas le modifier) et les formateurs peuvent le modifier directement sans avoir √† passer par un interm√©diaire.
  • Pour r√©diger √† plusieurs un document demandant une mise en page : rapport, etc...
  • Pour cr√©er un diaporama qui pourra ensuite facilement √™tre ins√©r√© dans un site internet.
Prise en main :
Avantages :
  • Les fichiers sont en ligne et donc accessibles de n'importe quel poste reli√© √† internet.
  • Les documents peuvent √™tre r√©dig√©s de mani√®re synchrone (un curseur de couleur indique qui modifie) et asynchrone (un historique permet de savoir qui a modifi√© quoi).
  • L'option "partage pour tous les utilisateurs disposant du lien" permet de partager un document et de le modifier √† plusieurs m√™me si les autres participants n'ont pas de compte Google.
  • le document disponible est toujours la derni√®re version √† jour (ce qui n'est pas le cas quand on transfert les documents via le mail).
  • Les modifications sont compil√©es en temps r√©el, il n'y a pas de probl√®me de version.
  • Tous les documents sont cr√©√©s et modifi√©s √† travers Google Document, il n'y a donc pas de probl√®me de format de document comme on peut le retrouver avec des personnes utilisant Open Office et Word (doc, odt), ni de probl√®me de version du logiciel (doc, docx). Tout le monde a le m√™me logiciel, avec la m√™me version.
  • Possibilit√© d'utiliser un tchat √† c√īt√© du document quand on travaille sur un document de mani√®re synchrone mais √† distance
Inconv√©nients :
  • Si on n'a pas internet, on n'a pas le document.
  • Il faut un temps de prise en main avant de saisir toutes les nuances des droits √† appliquer aux documents. Attention √† ne pas transmettre le lien qui figure dans la barre d'URL quand on veut partager un document mais celle donn√©e via le bouton Partage, une fois l'option "Tous les utilisateurs disposant du lien" coch√©e, sinon, les personnes ne pourront ouvrir le document. Il faut √™tre particuli√®rement attentif √† cela quand on commence l'utilisation de Google Docs au sein d'un groupe car c'est tr√®s d√©motivant, si les premi√®res utilisations se soldent par : "Mais je n'arrive pas √† ouvrir ton lien !"
  • C'est encore du Google, qui indexe les contenu des documents pour g√©n√©rer des publicit√©s contextuelles et cr√©√© des profils de consommateurs.
Licence : Logiciel propri√©taire, Gratuit
Utilisation : Facile
Installation : Ne s'installe pas