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CooperationOuCollaborationQuellesDifferen
le 02.09.2014 à 14:41:50
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Coopération ou collaboration : quelles différences ?

Auteur de la fiche : Outils-réseaux
Licence de la fiche : Creative Commons BY-SA
Description : Entre la coopération et la collaboration, la différence est nuancée.
F. Henri et K. Lundgren-Cayrol analysent de manière très éclairante la différence entre ces deux notions.
La présentation qui suit reprend largement cette analyse.

La première différence : comment partage-t-on le travail ?

De manière générale, les groupes collaboratifs et coopératifs travaillent ensemble sur un but commun ou partagé.
C'est dans la manière de partager le travail que la différence est la plus visible :

En coopérant

cooperatio




Le groupe est divisé en équipes spécialisées qui réalisent une partie de tâche. Les membres de chaque équipe ont des responsabilités spécifiques. L'ensemble est réalisé seulement quand tous les membres ont fait leur part de travail.

La première différence : comment partage-t-on le travail ?

En collaborant


cooperatio



Les membres du groupe travaillent pour un but commun. Mais chacun, individuellement, cherche à atteindre par lui-même le but consensuel. Deux productions se font en parallèle : une production collective et les productions individuelles de chaque participant.

Autres différences

De cette manière de réaliser la tâche commune, découlent d'autres différences :
  • La maturité des groupes
  • Les interactions entre les personnes
  • La manière de considérer le but

La maturité des groupes

  • La démarche coopérative est plus structurée et encadrante. L'animateur organise et "contrôle" le travail. Ce type de travail convient davantage au "groupe-enfant";
  • La démarche collaborative est plus souple et les membres du groupe disposent de plus de liberté, Elle convient davantage au "groupe-adulte".

maturité groupe

On peut voir la démarche coopérative comme une méthode d'initiation et de préparation à une réelle collaboration.

Les interactions entre les personnes

Les interactions entre les membre des groupes jouent un rôle central :
  • En coopérant la complémentarité des tâches crée un sentiment de dépendance réciproque, les interactions sont de ce fait très fortes mais "hiérarchisées".
  • En collaborant c'est la mise en commun des idées qui priment, les interactions ont plutôt un caractère "associatif", elles sont donc plus riches et plus intenses.

La manière de considérer le but

Pourquoi travaillons-nous ensemble ?

coop



En coopérant, chaque membre est responsable d'une action ou sous-tâche. Le but est une production collective, c'est le groupe en tant qu'entité qui atteint un but.

coll



Dans les démarches collaboratives chacun utilise l'ensemble des ressources dans le groupe.

En conclusion


Coopération collaboration
Eric Grelet - CC By Sa


Ces deux notions ne sont pas encore "stabilisées" bien que on s'accorde sur le fait que la collaboration implique un processus plus "démocratique" : les rapports sont plus égalitaires.

Les filtres culturels sont forts et dans les deux cas peuvent avoir une connotation "négative" :
  • "Collaborer" renvoie à l'histoire sombre de la guerre 39-45.
  • "Coopération" s'associe avec la politique abusive des pays riches en Afrique.


En réalité la différence entre ces deux manières de faire n'est pas si tranchée : on passe facilement d'une démarche à l'autre.

Dessin : Éric Grelet - CC-BY-SA
EvernotE
le 16.01.2014 à 10:45:18
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Evernote

Auteur de la fiche : Emilie Hullo, Outils Réseaux
Licence de la fiche : Creative Commons BY-SA
En introduction : Carnet de note virtuel, Evernote est un outil gratuit qui permet de mieux gérer son information au quotidien en centralisant en un seul et même lieu toutes ses données.

L'inscription à ses services est gratuite. Il dispose également d'une version Premium (donc payante) qui propose des applications avancées (1 Go par mois de téléchargement vers votre espace, accès au support technique, meilleure sécurité).
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Site officiel : https://www.evernote.com/
Famille d'outils : Bureautique en ligne
Présentation :
Pré-requis : Navigation sur Internet.
Quelques applications : Evernote offre une multitude de fonctionnalités :
  • Capturer des pages web comprenant du texte, des liens et des images.
  • Stocker et archiver ses informations sous forme de prise de notes et sur un portail personnel.
  • Organiser et structurer ses notes en les rassemblant par carnets et mots-clés.
  • Les conserver sans limite de temps.
Prise en main : Guide de prise en main réalisé par Sylvie Roth et Frédéric Soussin, pour CRéATIF.
Pour aller plus loin :
Avantages : Simple à utiliser, ce logiciel permet de centraliser toutes ses données via une interface bien réalisée et de les synchroniser sur ses différents appareils. Il existe pour une utilisation nomade : iPhone, iPad, BlackBerry, Android etc.) et propose des extensions à installer dans la barre d'outils des navigateurs pour capturer directement les contenus lors de la navigation. Il offre la possibilité d'effectuer une recherche dans ses notes par mots clés, par titres ou encore par lieux. Evernote permet également de partager ses dossiers avec d'autres utilisateurs.
Inconvénients : Il existe une version du logiciel disponible en ligne sur le web mais également une version client du logiciel qui doit être installé sur chaque ordinateur et téléphone utilisé (Mac, Win, Android). Il ne gère pas encore les vidéos (sauf le flux d'une webcam) et est doté d'un éditeur de texte qui reste un peu limité. Enfin, la version gratuite offre seulement la possibilité de lire les bloc-notes d'un autre utilisateur et non de les éditer, l'utilisation collaborative d'Evernote est donc limitée.
Licence : Logiciel propriétaire, Freemium
Utilisation : Il y a plus facile mais aussi plus compliqué
Installation : Facile
FramadatE
le 15.01.2014 à 11:51:12
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Framadate

Auteur de la fiche : Outils-Réseaux et SupAgro Florac
Licence de la fiche : Creative Commons BY-SA
En introduction : Petit outil très simple pour caler une date avec un groupe ou créer un petit sondage.
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Site officiel : http://framadate.org
Famille d'outils : Calendrier
Présentation :
Pré-requis : accès à internet nécessaire
Quelques applications :
  • Fixer une date de réunion.
  • Choisir un logo.
  • Choisir un nom pour le groupe.
Prise en main :
Pour aller plus loin :
  • Ne proposer que des dates où les personnes dont la présence est indispensable sont disponibles.
  • Éviter de proposer trop de dates, cela dilue les réponses. Conséquence possible : la date qui a eu le plus de suffrages ne correspond qu'à une minorité du groupe.
  • Fixer une date de fin du sondage.
  • Attention quand on a plusieurs Framadate en cours : en tenir compte dans ses réponses.
Avantages :
  • Il répond parfaitement aux besoins des groupes à trouver une date commune.
  • Le fait que les participants voient les réponses des autres incitent à trouver un consensus.
  • C'est un outil très très simple d'utilisation, son introduction dans des groupes débutants peut constituer une première étape, une "petite expérience irréversible".
  • Logiciel libre.
  • Hébergé par une association Loi 1901 : pas d'appropriation, ni de revente des données.
  • Il évite de bourrer sa boite mail inutilement quand on doit caler une date à plusieurs.
Inconvénients :
  • L'outil ne résout pas les problèmes de manque de disponibilités.
  • Ce sont les premiers qui répondent qui sont le plus avantagés.
  • Ne convient pas pour les réunions confidentielles ou les choix secrets car le sondage et les participants sont visibles par tous.
  • Service en ligne maintenu par des bénévoles : la disponibilité du service n'est pas garantie.
Licence : Licence libre, Gratuit
Utilisation : Facile
Installation : Ne s'installe pas
FreeplanE
le 16.01.2014 à 10:58:41
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Freeplane

Auteur de la fiche : Frédéric Renier, Supagro Florac, Outils-Réseaux
Licence de la fiche : Creative Commons BY-SA
En introduction :
  • Freeplane est un logiciel libre qui s'installe en local sur le poste de travail (Mac, Windows et Linux). Il permet de créer des cartes mentales qui pourront être exportées en html sur un page web.
  • Carte heuristique est synonyme de carte mentale.
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Famille d'outils : Carte Heuristique
Présentation :
  • Pour commencer une carte mentale, on place au centre le thème de réflexion. Pour chaque nouvelle idée liée à ce thème, on crée une branche et on écrit l'idée dans un noeud. Puis on développe cette branche en créant des sous-branches.
  • Quand toutes les idées sont sur la carte, c'est le moment de la mettre en forme, ajouter des icônes, dessins ou images, choisir une couleur par branche. Plus la carte est mise en forme et imagée plus elle sera compréhensible et facile à retenir.
  • Pour traduire visuellement la hiérarchie des idées, on part du général (écrit en gros et au centre) au particulier (écrit de plus en plus petit au fur et à mesure que l'on s'éloigne du centre).
  • Les cartes mentales sont des procédés qui font travailler les deux hémisphères du cerveau en synergie. Cela permet notamment d'utiliser les processus associatifs et imaginatifs propre à la pensée. Le fait de devoir placer un concept quelque part sur la carte oblige à penser sa relation aux autres concepts.
Pré-requis : Aucun, on apprécie ou pas ce type de présentation des idées.
Quelques applications :
  • Dans un groupe la carte mentale peut aider à représenter la diversité des opinions. Elle permet notamment la représentation d'idées antagonistes.
  • Le brainstorming...
  • La rédaction d'un rapport, d'un livre, le plan d'un site web. Freeplane permet d'exporter une carte sous le format Openoffice.
  • La mémorisation.
  • La rédaction de fiche de lecture.
  • La gestion de projet (en utilisant par exemple la fonction avancé d'attributs et de filtres.)
Prise en main :
Pour aller plus loin :
  • Il est très avantageux de connaître les principaux raccourcis claviers du logiciel.
Avantages :
  • C'est un outil qui permet de représenter la complexité d'un problème.
  • Il existe de nombreuses ressources en lignes sur le sujet des cartes mentales (utilisations, exemples, trucs...).
Inconvénients : Freeplane est un logiciel qui a de nombreuses fonctions, cela peut être complexe à prendre en main.
Licence : Licence libre, Gratuit
Utilisation : Il y a plus facile mais aussi plus compliqué
Installation : Facile
GoogleAgenda
le 16.01.2014 à 11:06:46
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Google agenda

Auteur de la fiche : Hélène Laxenaire - SupAgro Florac
Licence de la fiche : Creative Commons BY-SA
En introduction : Google Agenda est un outil Google permettant d'avoir un agenda en ligne (disponible sur un ordinateur ou un smartphone) qui peut être partagé ou publié sur un site web. Cet outil permet de partager un agenda des événements et réunions d'une association, de connaître le planning des collaborateurs mais aussi de mettre en place un planning de réservation de ressources (une salle par exemple).
bf_imagegoogle_agenda.png
Famille d'outils : Bureautique en ligne
Présentation : Google Agenda est un calendrier en ligne qui peut être visible en ligne et partagé. Il est également possible de l'afficher sur un site internet. Google Agenda permet d'importer d'autres planning (créés sous Google Agenda ou au format ICS) ce qui permet de pouvoir consulter plusieurs agendas sur la même page. Enfin, il permet au sein d'un groupe dont tous les membres utilisent Google Agenda de voir les disponibilités des uns et des autres et de les inviter à des réunions à un jour et à une heure donnée.
Pré-requis :
  • Avoir un compte Google
Quelques applications :
  • Afficher sur un site internet les prochaines réunions d'une association.
  • Partager un agenda pour caler l'arrivée des intervenants à un événement. Toutes les personnes qui récupèrent les information des heures d'arrivée le compilent sur le même agenda partagé qui est également utilisé pour noter qui va les accueillir à la gare.
  • Gérer le planning des réservations d'une salle de réunion
Prise en main : Prise en main grâce à ce tutoriel : http://www.apoliade.com/frotsica/images/pdf/numeriquetutogoogleagenda.pdf
Pour aller plus loin :
  • Une visite complète de Google Agenda :

Avantages :
  • Permet de voir d'un seul coup d'oeil les disponibilités de tous les membres.
  • Permet de compiler des données impliquant des horaires à plusieurs.
  • Possibilité d'importation et d'exportation des agendas au format ICS utilisable par d'autres logiciels type Thunderbird, donc l'agenda peut être partagé avec des personnes ne souhaitant pas avoir ou n'ayant pas de compte Google.
Inconvénients :
  • L'agenda est en ligne donc son utilisation est plus contraignante qu'un agenda papier, sauf si on a un smartphone.
  • C'est encore du Google !
Licence : Logiciel propriétaire, Gratuit
Utilisation : Facile
Installation : Ne s'installe pas
GoogleFormulaire
le 16.01.2014 à 11:44:44
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Google Formulaire

Auteur de la fiche : SupAgro Florac
Licence de la fiche : Creative Commons BY-SA
En introduction : Outil gratuit de la suite Google Document permettant de créer des questionnaires disponibles en ligne dont les résultats sont recueillis sous la forme d'une page de tableur.
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Site officiel : http://docs.google.com
Famille d'outils : Sondages
Présentation :
Si les sous-titres français ne s'affichent pas, cliquez sur CC dans la barre de contrôle de la vidéo
Pré-requis : Avoir un compte Google.
Quelques applications :
  • Fiche de présentation des membres d'un réseau ou des participants à un colloque.
  • Bilan d'une opération.
  • Inscription à une rencontre.
  • Recueil des compétences ou des besoins des membres d'un groupe.
  • Création d'une carte à partir d'une liste d'adresse (fonctions avancées).

Exemples
Prise en main :

  • Un tutoriel vidéo pour créer un formulaire
Pour aller plus loin :
Avantages :
  • Simple et rapide à configurer.
  • Permet de récupérer et centraliser facilement des informations, des avis venant d'un grand nombre de personnes.
  • Les résultats peuvent être ensuite exporter sous un format Calc ou Excel pour des traitements plus poussés.
  • Les formulaires peuvent être facilement intégrés dans un wiki ou un blog.
  • Des gadgets Google permettent de traiter les résultats sous la forme de carte ou de graphiques.
Inconvénients :
  • Les données sont stockées sur le serveur Google (pérennité, accès de Google à vos données).
  • Fonctionnalités de Google Document limitées pour un traitement poussé des résultats
Licence : Logiciel propriétaire, Gratuit
Utilisation : Facile
Installation : Ne s'installe pas
InfobesiteJeM039appelleGatienJeSuis
le 02.09.2014 à 15:15:47
de 193.50.71.234
bf_imagesurabondanceinformation_dylanroscover_Flickr_CCbySA.jpg

Infobésité : je m'appelle Gatien, je suis infobèse mais je me soigne

Auteur de la fiche : Gatien Bataille
Licence de la fiche : Creative Commons BY-SA
Témoignage :
Infobesité
Eric Grelet - CC By Sa


Hier soir, dans le local à l'arrière du centre culturel

  • Moi : Bonjour à tous, je m'appelle Gatien et je suis infobèse
  • En coeur : Bonjour Gatien !
  • L'animateur : Gatien peux-tu nous raconter ton parcours ?
  • Moi, reprenant une respiration profonde : Je suis un passionné inconscient... Je suis terriblement frustré de ne pouvoir suivre le flux d'informations qui émanent du monde chaque jour, chaque heure, chaque seconde. Impliqué dans de nombreux réseaux et curieux de nature, je lisais les revues, les derniers ouvrages, j'écoutais la radio... Jusqu'à il y a peu, je gérais... puis est arrivé internet, Twitter, les podcast, les webzines, les newsletters, les alertes Google, les flux RSS... la palette des possibles s'est élargie et les sujets passionnants se sont multipliés. C'était euphorique au début mais rapidement la frustration a gagné du terrain... Trop d'informations intéressantes m'échappaient, je papillonnais sans jamais approfondir. La joie d'être baigné en permanence dans le flux culturel s'est transformé en noyade :
  • L'animateur : Gatien quel était ton sentiment à ce moment ?
  • D'une voix tremblotante : J'étais très frustré... En colère aussi contre moi-même de ne pas pouvoir suivre le rythme.
  • L'animateur : Tu penses vraiment que c'eut été possible ?
  • Me reprenant : Non, rapidement j'ai compris que même en sollicitant tous mes neurones, il me serait impossible de faire face à cette vague tous les jours un peu plus grande. C'est un sentiment désagréable... J'avais secrètement espéré en être capable.
  • L'animateur : Qu'est-ce que tu as fait à ce moment là ?
  • Moi : Dans un premier temps, j'ai cherché à m'organiser. J'étais certain que ce petit passage à vide pouvait être résolu par une meilleure organisation. J'ai automatisé le tri des mails dans ma boîte mail. Je me suis désabonné à diverses newsletters, j'ai organisé mes flux RSS et me suis astreint à n'ouvrir que les articles qui paraissaient vraiment pertinents, j'ai réduit mon utilisation de Twitter...
  • L'animateur : Et ?
  • Moi : Bon comment dire, oui il y a eu quelques effets positifs à cette organisation. C'est redevenu, disons, gérable.
  • L'animateur : Tu n'as pas l'air plus satisfait que ça ?
  • Moi : Je finis par me demander si l'infobésité n'est pas en fait un trait de caractère...
  • L'animateur : Ah bon ? tu nous expliques ça ?
  • Moi : Plus j'y réfléchis, plus je me dis que j'étais déjà infobèse et ce même avant internet. Vous savez les livres qui s'accumulent à côté de votre lit plus vite qu'il ne vous est possible de les lire... Ça c'était déjà avant internet. Je crois que la curiosité, l'envie d'apprendre rend infobèse. Après on essaie juste de limiter cette infobésité pour que le niveau de frustration reste raisonnable. Et là internet ne rend franchement pas les choses faciles. Bien sûr, l'information y est abondante mais l'information est aussi abondante dans les bibliothèques... Ce qui pour moi fait la différence, c'est la sérendipité...
  • L'animateur : La sérendipité, là, je vois pas...
  • Moi : Quand je suis sur internet à la recherche d'une info sur un sujet précis qui m'intéresse, il est trop facile, beaucoup trop facile de tomber par hasard sur un nouveau sujet peu connu, voire inconnu, et qui, nom de dieu, mérite votre attention... Et voilà... Le piège se referme, d'un sujet intéressant, je passe à deux... D'une personne à suivre sur Twitter, je passe à deux, d'un flux RSS à suivre je passe à deux... J'ai beau trier et trier encore en aval, c'est en amont que doit se faire le travail.... Et là c'est terriblement compliqué. Surtout quand on est curieux de nature.
  • L'animateur : Et donc ?
  • Moi, de nouveau la voix tremblante : Et bien je suis toujours infobèse... Je crois que j'ai pu limiter les dégâts mais mon niveau de frustration reste élevé. J'ai quand même appris à relativiser, à "fermer la boutique" de temps à autre, à me dire que si l'info est vraiment importante elle repassera, à me placer dans le flux plutôt que de chercher à le capter... Je crois que c'est un bon début. J'ai encore des progrès à faire mais vous allez m'aider ? N'est ce pas ?
  • En coeur : Bravo Gatien, tu peux compter sur nous.


Quelques trucs pour gérer l'infobésité

  • Faire un tri dans ses abonnements newsletters... Celles que vous ne lisez pas vraiment = au bac.
  • Organiser sa boîte mail et mettre en place un tri automatique pour ne garder "visible" que les mails importants ou urgents
  • Limiter ses abonnements flux RSS aux sujets qui vous intéressent vraiment
  • Ne pas chercher à être à tout prix à jour dans la gestion de ses flux RSS, ce qui est vieux de plus de 5 jours n'est plus "important" (en tout cas dans de nombreux sujets... Á vous de voir lesquels)
  • Prévoyez un moment précis dans la journée pour gérer votre infobésité... Le reste de la journée, organisez-vous pour ne plus être "dérangé" par l'afflux d'infos.
  • Ne créez pas vous même d'infobésité chez les autres. Ne re-scoopez, re-twittez, relayez que ce qui est vraiment opportun
  • Partagez votre infobésité et appuyez-vous sur des amis-collègues pour diminuer votre infobésité personnelle. Si chacun veille sur un sujet et fait le tri dans le bruit, et que ce travail est partagé, c'est tous les membres du groupe qui voient leur infobésité diminuer.


Crédits photo : Dylan Roscover on Flickr - CC-BY-SA
Dessin : Éric Grelet - CC-BY-SA
JeSuisDevenueAccroDesTableursEnLigne
le 02.09.2014 à 15:18:15
de 193.50.71.234

Je suis devenue accro des tableurs en ligne !

Auteur de la fiche : Claire Herrgott - SupAgro Florac
Licence de la fiche : Creative Commons BY-SA
Témoignage : Je suis coordinatrice pédagogique d'une licence professionnelle. Qui dit coordination dit OR-GA-NI-SA-TION !
Pas facile de centraliser les informations, d'éviter les redondances, de tenir au courant les étudiants, l'équipe pédagogique et les professionnels partenaires !
Suite à la formation COOPTIC, j'ai compris l'intérêt de la coopération et j'essaye de plus en plus d'être une "coordinatrice coopérative" !
Petit exemple : on multiplie les tableaux pour chaque promo d'étudiants (tableau avec leurs coordonnées, tableau avec leur thème de stage + les coordonnées de leur maître de stage etc.)

Tableur
Eric Grelet - CC By Sa


J'ai créé un seul tableau en ligne qui est rempli en début d'année dès le début de la recherche de stage. Les étudiants le remplissent au fur et à mesure (recherche d'un stage) ; l'assistante de formation et la coordinatrice (moi-même) le complétons pour indiquer si la convention a été rédigée, signée, puis envoyée ; l'équipe pédagogique complète la colonne "nom du tuteur pédagogique". Une fois en stage les étudiants complètent également les infos concernant leurs maîtres de stage etc. Je m'en sers ensuite pour organiser les soutenances.
Finis les multiples tableaux à archiver sur le serveur, à envoyer par mail, à ne plus savoir quelle version utiliser etc ... j'utilise désormais un seul tableau, accessible pour tous et depuis n'importe quel poste !

Petite anecdote : lors d'un audit qualité il y a eu une panne internet... Mon tableau n'était plus accessible ! Depuis je fais régulièrement une importation au format .ods afin d'éviter de me retrouver sans rien !

Dessin : Eric Grelet
LaMethodeGtd
le 20.06.2014 à 16:33:42
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La méthode GTD

Auteur de la fiche : Hélène Laxenaire
Licence de la fiche : Creative Commons BY-SA
Description : La méthode GTD (Getting Things Done) a été exposée par David Allen dans son ouvrage Getting Things Done : The Art of Stress-Free Productivity .
L'objectif de cette méthode d'organisation est de mettre en place un système assez solide et robuste pour se décharger l'esprit des choses à faire et de la culpabilité de ne pas l'avoir fait afin de pouvoir aborder son travail de manière sereine. C'est le même principe que la Pensine qu'utilise le magicien Dumbledore dans Harry Potter : un récipient où il dépose ses pensées et ses souvenirs afin de s'en décharger, en sachant qu'il pourra à tout moment les retrouver. Vous trouverez ci-dessous les principes généraux ainsi que la manière dont je l'utilise mais je vous conseille de vous reporter à l'ouvrage de David Allen si vous souhaitez la mettre en place.

Lister ses projets et les diviser en tâches opérationnelles

Quand on met en place la méthode GTD la première chose est de faire une liste exhaustive de tous ses projets, des plus triviaux (prendre rendez-vous chez le dentiste) aux plus importants (mettre en place un colloque participatif mondial) et de faire un premier tri entre ceux que l'on va réaliser ou qui sont en cours et ceux que l'on fera un jour peut-être (apprendre l'accordéon). Une fois listés, pour chacun des projets en cours ou à venir, il faut réfléchir à la première petite tâche opérationnelle que l'on peut faire pour le démarrer : "Demander à Laurence le nom de son dentiste", "Lire la fiche sur l'organisation d'événements participatifs dans l'ebook de Cooptic". Il faut ensuite ajouter ces tâches dans la liste des choses à faire. Toutes les tâches dans la liste des choses à faire doivent être opérationnelles et ne doivent pas pouvoir être divisées en sous-tâches. Ainsi plutôt que de noter "Préparer l'AG", il faut noter plutôt : "Préparer un Doodle pour fixer la date de l'AG" ou même "Demander à Laurence le fichier des adhérents" (afin de pouvoir leur envoyer le lien Doodle pour fixer la date de l'AG). "Préparation de l'AG" est un projet, pas une tâche.

Définir ses priorités en fonction de ce que l'on peut faire

Un des principes de base de cette méthode est de trier et sélectionner les choses à faire en ce demandant : "Quelle action puis-je faire, là maintenant ?". En effet, pour David Allen, ce qui oriente le choix d'une tâche ce sont ses conditions intrinsèques de réalisation, avant toute idée de priorité a priori. Aussi chaque tâche est accompagnée de critères qui permettent de choisir celle que l'on va effectuée, là maintenant, tout de suite :
1. Le contexte : lieu (je ne peux effectuer cette tâche qu'au bureau) ou personne (je ne peux effectuer cette tâche qu'avec Stéphane) ou outil (je ne peux effectuer cette tâche que si j'ai un ordinateur relié à internet).
2. Le temps disponible : j'ai besoin de tant de temps pour effectuer cette tâche.
3. Énergie disponible : pour effectuer cette tâche je dois absolument être en forme, ou concentré ou bien je peux effectuer cette tâche même si je n'ai plus que 2 neurones de vaillants.
4. Priorité : priorité du projet ou de la tâche.
Mais la priorité n'arrive qu'à la fin, ce n'est pas elle qui détermine la tâche mais c'est elle qui parmi les tâches possibles correspondant au contexte, au temps et à l'énergie disponible, va déterminer laquelle finalement je choisis.
Je ne décide de faire une tâche que si effectivement je peux la faire.

Mise en oeuvre de la méthode

Ces principes posés, comment ça marche en pratique ?

La boite d'entrée

C'est le premier outil de la méthode GTD, une boite d'entrée qui regroupe tout ce qui arrive : les courriers à traiter, l'idée géniale qu'on a eu sous la douche, les documents, les choses à faire noter à l'issue d'une réunion. Pour l'idée géniale qu'on a eu sous la douche ou la chose à ne pas oublier et à laquelle on repense en s'endormant (et pour éviter de se la répéter dans la tête en espérant de ne pas l'oublier au réveil, ce qui n'est pas très favorable à une bonne nuit de sommeil réparatrice), il suffit de la noter immédiatement puis de l'intégrer dès que possible dans sa boite d'entrée pour la traiter plus tard. Cela implique d'avoir près de son lit (ou de sa douche !) un petit carnet et un crayon, un smartphone, un dictaphone, peu importe le moyen technique mais il faut s'organiser pour avoir toujours à proximité de quoi noter : la chose à faire, à acheter ou l'idée géniale.
Tout doit arriver dans la boite d'entrée. Pour ma part j'en ai deux : une pour le papier (une bannette en plastique) et une pour l'électronique (ma boite mail). Ensuite, il convient très régulièrement de traiter sa (ses) boite(s) d'entrée selon un protocole défini. Pour ma part, je le fais une fois par jour.

Traitement de la boîte d'entrée

Dans la boite d'entrée, on entasse au fur et à mesure tout ce qui arrive : l'idée géniale qu'on a eu sous la douche, le compte-rendu de la dernière AG, le ticket de restaurant qu'il faudra se faire rembourser, les factures et même les piles qu'il faut recharger.
Quand on la traite, on en prend chaque élément un par un en lui faisant passer des filtres successifs :
Est-ce que l'élément entraîne une action opérationnelle ?

Oui : action opérationnelle

1. Est-ce que je peux traiter l'action en moins de deux minutes ?
  • Si oui : on le fait (et hop, les piles sont dans le chargeur.
  • Si non :
2. Est-ce à moi de le faire ?
  • Si oui : quelle première action opérationnelle dois-je faire pour traiter l'action ?
    • Je l'ajoute à ma liste de tâche (en la contextualisant : contexte, durée, énergie, priorité).
    • Si c'est une tâche qui implique un jour et une heure précise, je l'ajoute dans mon agenda (pour l'utilisation de l'agenda, voir plus loin).
  • si non : je délègue.

Non : pas d'action opérationnelle

1. C'est quelque chose pour un projet futur : je l'ajoute dans ma liste "Un jour peut-être".
2. C'est un document dont j'aurai besoin plus tard.
  • C'est un document de référence dont j'aurai besoin, je le classe tout de suite dans mes dossiers de référence (ex. catalogue, règlement, etc...).
  • C'est un document d'accompagnement pour un projet en cours : je le range dans le dossier projet en cours correspondant (ex. formulaire de demande de subvention, article qui servira dans une formation que l'on est en train de construire). Souvent cela s'accompagne d'une tâche à faire. Ainsi je note dans ma liste de tâche "Rechercher une copie de la déclaration de l'association en Préfecture pour la demande de subvention" et je classe le formulaire dans le dossier "En cours : demandes de subventions".
3. Ce n'est rien de tout cela : poubelle. C'est là le cas de la majorité des documents et e-mail que l'on reçoit ! Attention à la tentation de tout garder "au cas où", il faut vraiment réfléchir en se demandant si on en aura vraiment besoin un jour. (Quand j'ai mis en place la méthode GTD, j'ai jeté toutes les factures d'électricité de mes anciens appartements, certaines dataient de plus de 15 ans)
Attention : rien ne doit revenir dans la boite d'entrée, tout doit être traité, dans l'ordre où les documents sont. Sinon on repart dans le cercle de la culpabilité avec le document qu'on ne veut pas traiter et qui reste au fond de la boite d'entrée.
Quand la boite d'entrée et vide ou qu'il n'y a plus aucun mail non lu dans la boite : ouf, ça fait du bien !

L'agenda

Dans la méthode GTD, l'agenda est sacralisé et ne doit servir que pour ce qui a effectivement et réellement une date et un horaire : une réunion, un train. Il ne doit pas servir de liste de tâche bis. En effet, la décision de se lancer dans une tâche ne dépends pas d'un moment donné, prévu en amont : "Mercredi, je m'attaque au bilan moral" mais du contexte. Il est fort à parier que le mercredi prévu, votre collègue restera en fait à la maison car son fils est malade et que cela soit vous qui deviez répondre au téléphone toute la journée. Le seul résultat étant que le mercredi soir, la seule chose que vous reteniez, plutôt que la satisfaction d'une journée bien remplie, c'est "Et m...., je n'ai pas écrit le rapport moral". Après rien ne vous interdit de créer le contexte favorable à l'exécution des tâches prioritaires et de vous réserver des journées où vous refusez toutes les réunions afin d'avoir du temps pour faire des actions demandant de la concentration.

Les dossiers

Les dossiers, qu'ils soient sous forme papier ou numérique sont de deux sortes, ceux qui se référent à des projets en cours et qui comportent les documents d'accompagnement du projet (compte-rendu de réunion, etc...) et ceux qui permettent de classer les documents de référence. David Allen propose de créer un dossier pour chaque projet, aussi petit qu'il soit même s'il ne comporte jamais qu'une feuille plutôt que d'avoir un système de dossiers et de sous-dossiers. On peut imaginer de préfixer tous ses dossiers pour les distinguer facilement (pour ma part, tous les dossiers sur des projets en cours commencent par EC - et tous mes dossiers avec les documents de référence commencent par RPro - ).

Actualisation

Régulièrement, il faut relire sa liste de projet pour faire le point sur les projet terminés mais aussi pour voir s'il y a de nouvelles tâches. C'est l'occasion de ranger les dossiers des projets en cours qui sont terminés. Les documents opérationnels seront supprimés et certains documents d'accompagnement pour intégrer les références générales. C'est aussi le moment de relire la liste des projets que l'on fera "Un jour peut-être" afin de vérifier si ce n'est pas le moment !

Allen David, Getting things done: the art of stress-free productivity, 1 vol., New York, Penguin Books, 2001.


Crédit Photos : carlescv sur Flickr - CC By-SA
UtilisationD039uneCarteGooglePourLesAc
le 15.01.2014 à 11:09:51
de 193.50.71.234

Utilisation d'une carte Google pour les achats groupés

Auteur de la fiche : Françoise Viala
Licence de la fiche : Creative Commons BY-SA
Témoignage : Cet outil a été mis en place lors d'une réflexion au sein de l'association Pic'assiette. Comment rendre visible les initiatives citoyennes autour de commandes groupées ?

Fonctionnement

Ce n'est pas l'association qui crée des groupes mais c'est elle qui invite le citoyen ou le producteur à se rapprocher du groupe le plus proche, voire même en créer un. Les citoyens qui ne se connaissent pas laissent leurs coordonnées puis ensuite Pic'assiette les met en lien suivant leur origine géographique.
L'idée était donc :
  • De montrer l'existant à un public novice mais aussi pour les groupes déjà créés. En effet, sur le territoire entre Nîmes et Montpellier plusieurs groupes existent, sans se connaître. Chaque groupe gère son fonctionnement, se questionne mais sans échanger.
  • De créer du lien, d'échanger entre groupes !
Et cela marche car des journées sont organisées de façon autonome, sans que l'association Pic'assiette ne l'anime.
Au delà de créer du lien, l'objectif est réfléchir d'une façon collective sur : comment aider à la diversification des débouchés pour les producteurs et pérenniser cette démarche sans que cela repose toujours sur le même noyau de personnes ?
La participation est libre, il n'y a pas besoin d'inscription pour se référencer. Le plus gros du référencement a été réalisé par l'association Pic'assiette qui a pris le temps de rencontrer et d'échanger avec les groupes proches de Montpellier ensuite les groupes se sont rencontrés et gèrent leur rythme de réunion, leur ordre du jour, etc... De façon autonome.
L'outil a servi d'exemple pour créer une carte référençant les groupement d'achat citoyens, mais au niveau de la région Languedoc-Roussillon toute entière. (http://site-coop.net/gaclr/)
L'avantage principal de ce type de carte est la visibilité rapide des initiatives.

Quelques préconisations :

  • Il faut penser à l'actualiser.
  • Il faut penser à former les personnes.
  • Il faut l'animer. L'outil en lui même ne suffit pas, il faut faire connaître par des représentation sur stand, journée grand public.

La suite

La deuxième étape consiste à référencer les outils qui permettent de commander, les démarches et actions mises en place pour que le groupe devienne pérenne. L'association a d'ailleurs participé aux Rencontres Moustic afin de rendre sa démarche encore plus collective et collaborative.
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