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Mise en oeuvre de la méthode

Ces principes posés, comment ça marche en pratique ?

La boite d'entrée

C'est le premier outil de la méthode GTD, une boite d'entrée qui regroupe tout ce qui arrive : les courriers à traiter, l'idée géniale qu'on a eu sous la douche, les documents, les choses à faire noter à l'issue d'une réunion. Pour l'idée géniale qu'on a eu sous la douche ou la chose à ne pas oublier et à laquelle on repense en s'endormant (et pour éviter de se la répéter dans la tête en espérant de ne pas l'oublier au réveil, ce qui n'est pas très favorable à une bonne nuit de sommeil réparatrice), il suffit de la noter immédiatement puis de l'intégrer dès que possible dans sa boite d'entrée pour la traiter plus tard. Cela implique d'avoir près de son lit (ou de sa douche !) un petit carnet et un crayon, un smartphone, un dictaphone, peu importe le moyen technique mais il faut s'organiser pour avoir toujours à proximité de quoi noter : la chose à faire, à acheter ou l'idée géniale.
Tout doit arriver dans la boite d'entrée. Pour ma part j'en ai deux : une pour le papier (une bannette en plastique) et une pour l'électronique (ma boite mail). Ensuite, il convient très régulièrement de traiter sa (ses) boite(s) d'entrée selon un protocole défini. Pour ma part, je le fais une fois par jour.

Traitement de la boîte d'entrée

Dans la boite d'entrée, on entasse au fur et à mesure tout ce qui arrive : l'idée géniale qu'on a eu sous la douche, le compte-rendu de la dernière AG, le ticket de restaurant qu'il faudra se faire rembourser, les factures et même les piles qu'il faut recharger.
Quand on la traite, on en prend chaque élément un par un en lui faisant passer des filtres successifs :
Est-ce que l'élément entraîne une action opérationnelle ?

Oui : action opérationnelle

1. Est-ce que je peux traiter l'action en moins de deux minutes ?
2. Est-ce Ă  moi de le faire ?

Non : pas d'action opérationnelle

1. C'est quelque chose pour un projet futur : je l'ajoute dans ma liste "Un jour peut-ĂŞtre".
2. C'est un document dont j'aurai besoin plus tard.
3. Ce n'est rien de tout cela : poubelle. C'est là le cas de la majorité des documents et e-mail que l'on reçoit ! Attention à la tentation de tout garder "au cas où", il faut vraiment réfléchir en se demandant si on en aura vraiment besoin un jour. (Quand j'ai mis en place la méthode GTD, j'ai jeté toutes les factures d'électricité de mes anciens appartements, certaines dataient de plus de 15 ans)
Attention : rien ne doit revenir dans la boite d'entrée, tout doit être traité, dans l'ordre où les documents sont. Sinon on repart dans le cercle de la culpabilité avec le document qu'on ne veut pas traiter et qui reste au fond de la boite d'entrée.
Quand la boite d'entrée et vide ou qu'il n'y a plus aucun mail non lu dans la boite : ouf, ça fait du bien !

L'agenda

Dans la méthode GTD, l'agenda est sacralisé et ne doit servir que pour ce qui a effectivement et réellement une date et un horaire : une réunion, un train. Il ne doit pas servir de liste de tâche bis. En effet, la décision de se lancer dans une tâche ne dépends pas d'un moment donné, prévu en amont : "Mercredi, je m'attaque au bilan moral" mais du contexte. Il est fort à parier que le mercredi prévu, votre collègue restera en fait à la maison car son fils est malade et que cela soit vous qui deviez répondre au téléphone toute la journée. Le seul résultat étant que le mercredi soir, la seule chose que vous reteniez, plutôt que la satisfaction d'une journée bien remplie, c'est "Et m...., je n'ai pas écrit le rapport moral". Après rien ne vous interdit de créer le contexte favorable à l'exécution des tâches prioritaires et de vous réserver des journées où vous refusez toutes les réunions afin d'avoir du temps pour faire des actions demandant de la concentration.

Les dossiers

Les dossiers, qu'ils soient sous forme papier ou numérique sont de deux sortes, ceux qui se référent à des projets en cours et qui comportent les documents d'accompagnement du projet (compte-rendu de réunion, etc...) et ceux qui permettent de classer les documents de référence. David Allen propose de créer un dossier pour chaque projet, aussi petit qu'il soit même s'il ne comporte jamais qu'une feuille plutôt que d'avoir un système de dossiers et de sous-dossiers. On peut imaginer de préfixer tous ses dossiers pour les distinguer facilement (pour ma part, tous les dossiers sur des projets en cours commencent par EC - et tous mes dossiers avec les documents de référence commencent par RPro - ).

Actualisation

Régulièrement, il faut relire sa liste de projet pour faire le point sur les projet terminés mais aussi pour voir s'il y a de nouvelles tâches. C'est l'occasion de ranger les dossiers des projets en cours qui sont terminés. Les documents opérationnels seront supprimés et certains documents d'accompagnement pour intégrer les références générales. C'est aussi le moment de relire la liste des projets que l'on fera "Un jour peut-être" afin de vérifier si ce n'est pas le moment !

Allen David, Getting things done: the art of stress-free productivity, 1 vol., New York, Penguin Books, 2001.


Crédit Photos : carlescv sur Flickr - CC By-SA
Mots clĂ©s :

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Les cartes heuristiques en débat public

Auteur de la fiche : Laurent Marseault
Licence de la fiche : Creative Commons BY-SA
TĂ©moignage : Vous est-il arrivĂ©, lors de l'animation de dĂ©bat public d'avoir :
  • Une personne qui rĂ©pète au moins 5 fois la mĂŞme chose ?
  • Deux personnes qui se disputent alors qu'elles parlent de la mĂŞme chose mais ne l'ont pas compris ?
  • Des antagonistes qui sont contents du dĂ©bat car "t'as-vu ce qu'on lui a mis..." ?
  • Les participants qui trouvent qu'on a beaucoup causĂ©, mais bon... Ça n'a pas beaucoup avancĂ© ?
  • ...

Et bien moi cela m'est arrivé bien souvent avant que je n'introduise les cartes heuristiques pour aider à l'animation.

Côté outillage :

  • Un vidĂ©o-projecteur
  • Un ordinateur sur lequel est installĂ© le logiciel, Freemind, X-Mind ou Freeplane (ce dernier a ma prĂ©fĂ©rence)
  • Et un gros entraĂ®nement Ă  l'Ă©coute et Ă  la prise de note synthĂ©tique.

Sur le rond central, j'inscris le sujet du débat puis, note de manière succincte les éléments de la discussion qui s'enchaînent. La carte mentale s'élabore petit à petit. Les idées s'organisent, se ré-organisent. Nous fermons une partie de la carte pour nous concentrer sur un nouvel aspect du débat...

Quelques éléments vécus autour des cartes :

  • Deux personnes ne sont pas d'accord sur le positionnement d'un mot dans la carte. Derrière un mĂŞme mot, elles voient en fait deux idĂ©es diffĂ©rentes, le fait de passer par la cartographie le rĂ©vèle.
  • Certaines idĂ©es sont faciles Ă  positionner, par contre d'autres... Dans ce cas, je demande au groupe de m'aider Ă  positionner cette nouvelle proposition, il s'agit souvent, en cas de difficultĂ©, d'une idĂ©e qui rĂ©-organise les idĂ©es prĂ©cĂ©dentes, le temps de rĂ©flexion collectif fait maturer le groupe.
  • Le fait de rĂ©-ouvrir toutes les branches de la carte en fin de dĂ©bat, fait prendre conscience au groupe du chemin parcouru, souvent, le groupe est fier de lui.
  • Lors d'un dĂ©bat promis comme tendu, nous avons commencĂ© par lister les Ă©lĂ©ments du dĂ©bat. Puis nous les avons classĂ©s collectivement en trois groupes, ceux qui ne mĂ©ritent pas discussion car nous serons d'emblĂ©e d'accord, ceux que nous avons intĂ©rĂŞt dans un premier temps Ă  mettre de cĂ´tĂ© car ils sont promesses de bataille rangĂ©e, et nous avons commencĂ© par le troisième paquet, les Ă©lĂ©ments dont nous pouvons dĂ©battre sans nous trucider.

Pour aller plus loin :

  • On peut ensuite importer la carte dans le logiciel Xmind puis jouer sur les structures (organigramme, diagramme logique, tableau...). Le groupe, alors que le dĂ©bat semblait abouti, se met Ă  exprimer de nouveaux Ă©lĂ©ments, se met Ă  travailler sur les idĂ©es dans leurs globalitĂ©s, impression qu'il passe Ă  un niveau supĂ©rieur de discussion.
  • Souvent en fin de dĂ©bat, quelques personnes viennent demander quel est ce logiciel utilisĂ©. Le fait de choisir des outils simples d'usages, libres et fonctionnant sur toutes les plate-formes permet aux participants de pouvoir prolonger leur expĂ©rience de pensĂ©e heuristique.

A noter :

  • Il est maintenant possible de construire des cartes de manière collaborative, soit en utilisant des services de cartes heuristiques en ligne, soit en utilisant Freemind qui propose cette fonctionnalitĂ© (un peu laborieuse Ă  mettre en place)

Références :

http://petillant.com rubrique appliquer et comprendre

Freeplane

Auteur de la fiche : FrĂ©dĂ©ric Renier, Supagro Florac, Outils-RĂ©seaux
Licence de la fiche : Creative Commons BY-SA
En introduction :
  • Freeplane est un logiciel libre qui s'installe en local sur le poste de travail (Mac, Windows et Linux). Il permet de crĂ©er des cartes mentales qui pourront ĂŞtre exportĂ©es en html sur un page web.
  • Carte heuristique est synonyme de carte mentale.
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Famille d'outils : Carte Heuristique
PrĂ©sentation :
  • Pour commencer une carte mentale, on place au centre le thème de rĂ©flexion. Pour chaque nouvelle idĂ©e liĂ©e Ă  ce thème, on crĂ©e une branche et on Ă©crit l'idĂ©e dans un noeud. Puis on dĂ©veloppe cette branche en crĂ©ant des sous-branches.
  • Quand toutes les idĂ©es sont sur la carte, c'est le moment de la mettre en forme, ajouter des icĂ´nes, dessins ou images, choisir une couleur par branche. Plus la carte est mise en forme et imagĂ©e plus elle sera comprĂ©hensible et facile Ă  retenir.
  • Pour traduire visuellement la hiĂ©rarchie des idĂ©es, on part du gĂ©nĂ©ral (Ă©crit en gros et au centre) au particulier (Ă©crit de plus en plus petit au fur et Ă  mesure que l'on s'Ă©loigne du centre).
  • Les cartes mentales sont des procĂ©dĂ©s qui font travailler les deux hĂ©misphères du cerveau en synergie. Cela permet notamment d'utiliser les processus associatifs et imaginatifs propre Ă  la pensĂ©e. Le fait de devoir placer un concept quelque part sur la carte oblige Ă  penser sa relation aux autres concepts.
  • Une carte heuristique pour dĂ©couvrir les cartes heuristiques
PrĂ©-requis : Aucun, on apprĂ©cie ou pas ce type de prĂ©sentation des idĂ©es.
Quelques applications :
Avantages :
  • C'est un outil qui permet de reprĂ©senter la complexitĂ© d'un problème.
  • Il existe de nombreuses ressources en lignes sur le sujet des cartes mentales (utilisations, exemples, trucs...).
InconvĂ©nients : Freeplane est un logiciel qui a de nombreuses fonctions, cela peut ĂŞtre complexe Ă  prendre en main.
Licence : Licence libre, Gratuit
Utilisation : Il y a plus facile mais aussi plus compliquĂ©
Installation : Facile

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Cartographier pour donner une vision d'ensemble

Auteur de la fiche : Jean-Michel Cornu
Licence de la fiche : Creative Commons BY-SA
Description :