Organitzar a dist�ncia la comunicaci� d'un esdeveniment
Autor de la fitxa :
Corinne Lamarche - SupAgro Florac
Llicència de la fitxa :
Creative Commons BY-SA
Testimoniatge :
Parlar� d'una experi�ncia, viscuda a dist�ncia, que em va sorprendre per la seva efic�cia. Em vaig trobar en el si d'un petit grup encarregat de la comunicaci� de les Trobades Moustic que van reunir dues-centes persones l'any 2013.
Com va succeir?
Al principi, nom�s coneixia quatre de les vuit persones que em vaig trobar el dia de l'esdeveniment. Vam participar, conjuntament, durant cinc mesos, a quinze reunions a dist�ncia organitzades via skype. D'entrada no estava segura d'aconseguir-ho; no obstant el resultat va ser excel�lent. He quedat molt sorpresa de la capacitat que podem tenir per treballar a dist�ncia quan triem les eines adequades i les persones estan disposades a compartir i a escoltar. �s clar que les compet�ncies de cadascun eren complement�ries, per� amb aix� no n'hi ha prou. Les eines col�laboratives ens han ajudat molt.
El que vam fer
Per a aquest esdeveniment, vam crear un wiki, amb unes r�briques per a cada subcomissi� (Comit� de pilotatge, programaci�, finan�ament, comunicaci�). La flu�desa dels intercanvis va ser facilitada per una mena de taula en una sola p�gina amb diversos par�grafs:
- per fer (recapitulaci� de les decisions preses en acabar la reuni�), una ullada a aquest apartat em va permetre veure quines eren les tasques que havia de fer i tamb� les que no havia de fer per� en les quals podia intervenir si em sobrava temps. En un principi, aquestes tasques havien estat atribu�des a una o dues persones, per� no eren exclusives i per tant en pod�em anar veient la progressi�.
- les dates de les reunions fixades anticipadament. Al principi, ens vam posar d'acord sobre la disponibilitat de cadasc� (temps de treball) i els per�odes de vacances.
- l'enlla� per a la presa de notes de les reunions; i un pad de recanvi per fer servir en cas de caiguda del servidor de hosting (ens va passar una vegada).
- l'adre�a de la llista de discussi�, per tal que el participants d'altres comissions es pogu�ssin comunicar amb aquesta comissi�.
- els documents de refer�ncia (amb un enlla� a cada google doc, o altre eina de treball). �s important anotar-hi la llista dels documents �tils per a la comissi�, per poder retrobar-los m�s f�cilment que per mail. Un mes i mig abans de l'esdeveniment es van crear molts documents i cada vegada es va enviar un mail per donar-ne l'enlla�. De vegades l'assumpte del mail no era prou expl�cit i aix� plantejava un problema a l'hora de retrobar la informaci�. Per tant, vaig recuperar tots els enlla�os i els vaig posar en aquesta p�gina descrivint-ne el contingut. Tamb� �s important no crear diverses taules, sin� una amb diverses pestanyes (o fulls).
- les actes de les reunions. Cinc dies abans de la reuni� vaig enviar un correu per recordar la data i l'hora, on hi figurava l'enlla� del pad que contenia algunes informacions i l'ordre del dia; a m�s de demanar si alg� volia afegir-hi algun punt. De vegades hi anotava preguntes i el mateix dia la resposta estava redactada. La setmana anterior m'havia llegit les actes dels altres grups i si hi havia punts que s'havien de donar a con�ixer al grup, els havia anotat com a punt d'informaci�. Despr�s de la reuni�, el dinamitzador o una altra persona en posa el resum en una p�gina wiki (compaginaci�, hipervincles, llegibilitat) i tamb� envia l'enlla� als altres membres per tal de mantenir informats els absents i recordar la data de la propera reuni�.
- la llista dels participants: on hi figuren els noms, cognoms i funcions dels participants en la subcomissi�.
El que em sembla important �s decidir pr�viament quines eines es faran servir i perqu�, aix� com el proc�s que se seguir�; sobretot no s'han de canviar a mig cam� si no s'est� totalment segur que tothom domina l'eina.