El mètode GTD

Autor de la fitxa : Hélène Laxenaire

LlicÃ¨ncia de la fitxa : Creative Commons BY-SA

DescripciÃ³ : El mètode GTD (Getting Things Done) ha estat descrit per David Allen en la seva obra ALLEN, David. Getting things done: the art of stress-free productivity. New York : Penguin Books, 2001. ISBN 978-0-14-200028-1.
L'objectiu d'aquest mètode d'organització és el de muntar un sistema prou sòlid i robust per poder-se descarregar la consciència de les coses encara per fer i de la culpabilitat per no haver-les fet a fi i efecte de poder abordar la feina amb tranquil·litat d'esperit. És el mateix principi que el Pensiu que utilitza el mag Dumbledore a Harry Potter: un recipient on hi diposita els seus pensaments i records per a descarregar-se'n, sabent que els podrà recuperar en tot moment. Aquí sota hi trobareu els principis generals i la manera com jo l'utilitzo, tot i que us aconsello que si voleu reproduir l'experiència consulteu l'obra de David Allen.

Llistar els projectes i dividir-los en tasques pràctiques

Quan es porta a la pràctica el mètode GTD la primera cosa a fer és una llista exhaustiva dels propis projectes, dels més trivials (agafar hora amb el dentista) als més importants (muntar un col·loqui participatiu a nivell mundial) i fer una primera tria entre els que s'han de realitzar o estan en curs i els que potser algun dia es realitzaran (aprendre a tocar l'acordió). Una vegada llistats, per a cadascun dels projectes en curs o futurs, cal decidir la primera i mínima tasca pràctica a fer per fer-lo arrencar: "Demanar a la Laurence el nom del seu dentista", "Llegir la fitxa sobre l'organització d'esdeveniments participatius a l'ebook de Coo-ptic". Tot seguit cal afegir aquestes tasques a la llista de coses per fer. Totes les tasques de la llista de coses per fer han de ser pràctiques i no s'han de poder dividir en subtasques. Així doncs, en comptes d'apuntar "Preparar l'AG", més aviat cal dir: "Preparar un Doodle per fixar la data de l'AG" o bé "Demanar a la Laurence el fitxer dels participants (per poder-los enviar l'enllaç Doodle per fixar la data de l'AG). "Preparació de l'AG" és un projecte, no pas una tasca.

Definir les prioritats en funció del que es pot fer

Un dels principis de base d'aquest mètode és el de triar i seleccionar les coses a fer tot preguntant-se: "Quina acció puc fer, aquí i ara?". De fet, per a David Allen, el que orienta la tria d'una tasca són les seves condicions intrínseques de realització, més que no pas cap idea de prioritat a priori. A més cada tasca va acompanyada de criteris que permeten escollir l'acció a realitzar a continuació, en funció de l'estat de la qüestió:
1. el context: lloc (no puc efectuar aquesta tasca fora de l'oficina ) o persona (no puc efectuar aquesta tasca sense l'Stéphane) o eina (no puc efectuar aquesta tasca sense un ordinador connectat a internet)
2. el temps disponible: necessito tant de temps per efectuar aquesta tasca
3. energia disponible: per efectuar aquesta tasca he d'estar totalment en forma, o ben concentrat o bé puc efectuar aquesta tasca encara que només em funcionin 2 neurones
4. prioritat: prioritat del projecte o de la tasca.
Ara bé, la prioritat arriba en últim lloc, no és qui determinarà la tasca però sí que és qui entre les moltes tasques possibles corresponents al context, al temps i a l'energia disponible, determinarà la que al final esculli.
Jo decideixo fer una tasca només si efectivament la puc fer.

Implementació del mètode

Una vegada establerts aquests principis, com funciona a la pràctica?

La safata d' arribada

És la primera eina del mètode GTD, una safata que agrupa tot el que arriba: el correu per gestionar, la idea genial que hem tingut a la dutxa, els documents, les coses a fer apuntades al final d'una reunió. Pel que fa a la idea genial que hem tingut a la dutxa o allò que no volem oblidar i que ens ve novament al cap quan ens estem adormint (i per evitar d'haver-nos-ho de repetir tot esperant que no se'ns en vagi del cap en despertar, cosa que no seria massa favorable per una bona nit de son reparador), només cal apuntar-s'ho immediatament i després quan sigui possible, ficar-ho a la safata d'arribada per ocupar-se'n més tard. Això implica tenir vora del llit (o de la dutxa!) un llapis i un quadernet, un smartphone, un dictàfon, tant se val el mitjà tècnic sempre que ens organitzem per tenir sempre a l'abast qualsevol cosa per apuntar: coses a fer, el que cal comprar o bé la idea genial.
Tot ha d'anar a parar a la safata d'arribada. Pel que fa a mi, en tinc dues: una pel paper (una cistella de plàstic) i una electrònica (safata d'entrada del meu mail). Fet això, convé revisar la (les) safata (es) d'arribada de manera molt regular amb un protocol definit. Jo, per exemple, ho faig una vegada al dia.

Gestió de la safata d'arribada

Dins la safata d'arribada hi anem entaforant tot el que arriba: la idea genial que hem tingut a la dutxa, l'acta de l'última AG, el tiquet de restaurant que caldrà fer que ens reemborsin, les factures i fins i tot les piles que cal recarregar.
Quan es revisa, s'agafa cada element un per un fent-li passar uns filtres successius:
Aquest element requereix alguna acció pràctica?

Sí: acció pràctica

1. Puc portar a terme aquesta acció en menys de dos minuts?

si sí: es fa (ja està, les piles són al carregador.
si no:

2. Sóc jo qui ho ha de fer?

si sí: quina és la primera acció pràctica que he de fer per tractar aquest tema?
- l'afegeixo a la meva llista de tasques (contextualitzant-la: context, durada, energia, prioritat)
- si és una tasca que implica un dia i una hora precisos, l'afegeixo a la meva agenda (per la utilització de l'agenda, vegeu més avall)
si no: delego

No: cap acció pràctica

1. És quelcom relacionat amb un projecte futur: l'afegeixo a la llista "Potser algun dia"
2. És un document que em farà falta més endavant

és un document de referència que em farà falta, el classifico de seguida en els meus arxius de referència (ex. catàleg, reglament, etc...)
és un document d'acompanyament per un projecte en curs: el deso a la carpeta projecte en curs corresponent (ex. formulari de sol·licitud de subvenció, article que servirà en una formació que tot just s'està muntant). Sovint això va acompanyat d'una tasca a fer. Per exemple apunto a la meva llista de tasca "Cercar una còpia de la declaració de l'associació a la Delegació del Govern per la sol·licitud de subvenció" i classifico el formulari a la carpeta "En curs: sol·licituds de subvencions"

3. No és res de tot això: paperera. És el cas de la majoria dels documents i e-mail que es reben! Vigileu amb la temptació de guardar-ho tot "per si de cas", cal pensar-s'ho bé demanant-se si realment pot servir algun dia. (Quan vaig adoptar el mètode GTD, vaig llençar totes les factures d'electricitat dels meus anteriors apartaments, algunes tenien més de 15 anys)
Alerta: res ha de tornar a la safata d'arribada, s'ha de gestionar tot, en l'ordre en què anem trobant els documents. Sinó tornem a engegar el cercle de la culpabilitat amb aquell document que no es vol gestionar i que va quedant sempre al fons de la safata d'arribada.
Quan la safata d'arribada és buida o ja no queda cap mail no llegit a la bústia: uf, quin descans!

L'agenda

En el mètode GTD, l'agenda és sacralitzada i no ha de servir més que per allò que realment té data i horari: una reunió, un tren. No ha de servir de llista de tasca bis. De fet, la decisió de llançar-se a fer una tasca no depèn pas d'un moment donat, previst amb anticipació: "Dimecres, m'hi poso amb el balanç moral" sinó del context. És més que probable que el dimecres en qüestió, la vostra companya de feina es quedi a casa perquè el seu fill està malalt i que us toqui a vosaltres respondre al telèfon tot el dia. L'únic resultat serà que el dimecres al vespre, l'única cosa que us quedarà, més que la satisfacció d'una jornada fructífera, serà "M..., no he escrit l'informe moral". Més tard res no us impedeix crear el context favorable per l'execució de les tasques prioritàries i reservar-vos alguna jornada en què refuseu totes les reunions a fi i efecte de tenir temps per fer les accions que demanen concentració.

Els arxius

Els arxius, ja siguin en paper o digitals són de dos tipus, els que es refereixen a projectes en curs i que comporten documents d'acompanyament del projecte (actes de reunions, etc...) i els que permeten classificar els documents de referència. David Allen proposa crear un arxiu per cada projecte, per petit que sigui encara que només consti d'un full abans que tenir un sistema d'arxius i sub-arxius. Es pot decidir prefixar tots els arxius per distingir-los fàcilment (en el meu cas, tots els arxius de projectes en curs comencen per EC - i tots els meus arxius amb els documents de referència comencen per RPro - )

Actualització

Regularment, cal rellegir la llista de projectes per revisar els projectes acabats però també per veure si es generen noves tasques. És el moment d'endreçar els arxius dels projectes en curs que s'han tancat. Els documents operacionals se suprimiran i alguns documents d'acompanyament aniran a completar les referències generals. També és el moment de rellegir la llista dels projectes que "Potser algun dia " per verificar si no els ha arribat el moment!

Crédit Photos : carlescv sur Flickr - CC By-SA

Mots clau :