El m�tode GTD
Autor de la fitxa :
H�l�ne Laxenaire
Llicència de la fitxa :
Creative Commons BY-SA
Descripció :
El m�tode GTD (Getting Things Done) ha estat descrit per David Allen en la seva obra ALLEN, David. Getting things done: the art of stress-free productivity. New York : Penguin Books, 2001. ISBN 978-0-14-200028-1.
L'objectiu d'aquest m�tode d'organitzaci� �s el de muntar un sistema prou s�lid i robust per poder-se descarregar la consci�ncia de les coses encara per fer i de la culpabilitat per no haver-les fet a fi i efecte de poder abordar la feina amb tranquil�litat d'esperit. �s el mateix principi que el Pensiu que utilitza el mag Dumbledore a Harry Potter: un recipient on hi diposita els seus pensaments i records per a descarregar-se'n, sabent que els podr� recuperar en tot moment. Aqu� sota hi trobareu els principis generals i la manera com jo l'utilitzo, tot i que us aconsello que si voleu reproduir l'experi�ncia consulteu l'obra de David Allen.
Llistar els projectes i dividir-los en tasques pr�ctiques
Quan es porta a la pr�ctica el m�tode GTD la primera cosa a fer �s una llista exhaustiva dels propis projectes, dels m�s trivials (agafar hora amb el dentista) als m�s importants (muntar un col�loqui participatiu a nivell mundial) i fer una primera tria entre els que s'han de realitzar o estan en curs i els que potser algun dia es realitzaran (aprendre a tocar l'acordi�). Una vegada llistats, per a cadascun dels projectes en curs o futurs, cal decidir la primera i m�nima tasca pr�ctica a fer per fer-lo arrencar: "Demanar a la Laurence el nom del seu dentista", "Llegir la fitxa sobre l'organitzaci� d'esdeveniments participatius a l'ebook de Coo-ptic". Tot seguit cal afegir aquestes tasques a la llista de coses per fer. Totes les tasques de la llista de coses per fer han de ser pr�ctiques i no s'han de poder dividir en subtasques. Aix� doncs, en comptes d'apuntar "Preparar l'AG", m�s aviat cal dir: "Preparar un Doodle per fixar la data de l'AG" o b� "Demanar a la Laurence el fitxer dels participants (per poder-los enviar l'enlla� Doodle per fixar la data de l'AG). "Preparaci� de l'AG" �s un projecte, no pas una tasca.
Definir les prioritats en funci� del que es pot fer
Un dels principis de base d'aquest m�tode �s el de triar i seleccionar les coses a fer tot preguntant-se: "Quina acci� puc fer, aqu� i ara?". De fet, per a David Allen, el que orienta la tria d'una tasca s�n les seves condicions intr�nseques de realitzaci�, m�s que no pas cap idea de prioritat a priori. A m�s cada tasca va acompanyada de criteris que permeten escollir l'acci� a realitzar a continuaci�, en funci� de l'estat de la q�esti�:
1. el context: lloc (no puc efectuar aquesta tasca fora de l'oficina ) o persona (no puc efectuar aquesta tasca sense l'St�phane) o eina (no puc efectuar aquesta tasca sense un ordinador connectat a internet)
2. el temps disponible: necessito tant de temps per efectuar aquesta tasca
3. energia disponible: per efectuar aquesta tasca he d'estar totalment en forma, o ben concentrat o b� puc efectuar aquesta tasca encara que nom�s em funcionin 2 neurones
4. prioritat: prioritat del projecte o de la tasca.
Ara b�, la prioritat arriba en �ltim lloc, no �s qui determinar� la tasca per� s� que �s qui entre les moltes tasques possibles corresponents al context, al temps i a l'energia disponible, determinar� la que al final esculli.
Jo decideixo fer una tasca nom�s si efectivament la puc fer.
Implementaci� del m�tode
Una vegada establerts aquests principis, com funciona a la pr�ctica?
La safata d' arribada
�s la primera eina del m�tode GTD, una safata que agrupa tot el que arriba: el correu per gestionar, la idea genial que hem tingut a la dutxa, els documents, les coses a fer apuntades al final d'una reuni�. Pel que fa a la idea genial que hem tingut a la dutxa o all� que no volem oblidar i que ens ve novament al cap quan ens estem adormint (i per evitar d'haver-nos-ho de repetir tot esperant que no se'ns en vagi del cap en despertar, cosa que no seria massa favorable per una bona nit de son reparador), nom�s cal apuntar-s'ho immediatament i despr�s quan sigui possible, ficar-ho a la safata d'arribada per ocupar-se'n m�s tard. Aix� implica tenir vora del llit (o de la dutxa!) un llapis i un quadernet, un smartphone, un dict�fon, tant se val el mitj� t�cnic sempre que ens organitzem per tenir sempre a l'abast qualsevol cosa per apuntar: coses a fer, el que cal comprar o b� la idea genial.
Tot ha d'anar a parar a la safata d'arribada. Pel que fa a mi, en tinc dues: una pel paper (una cistella de pl�stic) i una electr�nica (safata d'entrada del meu mail). Fet aix�, conv� revisar la (les) safata (es) d'arribada de manera molt regular amb un protocol definit. Jo, per exemple, ho faig una vegada al dia.
Gesti� de la safata d'arribada
Dins la safata d'arribada hi anem entaforant tot el que arriba: la idea genial que hem tingut a la dutxa, l'acta de l'�ltima AG, el tiquet de restaurant que caldr� fer que ens reemborsin, les factures i fins i tot les piles que cal recarregar.
Quan es revisa, s'agafa cada element un per un fent-li passar uns filtres successius:
Aquest element requereix alguna acci� pr�ctica?
S�: acci� pr�ctica
1. Puc portar a terme aquesta acci� en menys de dos minuts?
- si s�: es fa (ja est�, les piles s�n al carregador.
- si no:
2. S�c jo qui ho ha de fer?
- si s�: quina �s la primera acci� pr�ctica que he de fer per tractar aquest tema?
- l'afegeixo a la meva llista de tasques (contextualitzant-la: context, durada, energia, prioritat)
- si �s una tasca que implica un dia i una hora precisos, l'afegeixo a la meva agenda (per la utilitzaci� de l'agenda, vegeu m�s avall)
- si no: delego
No: cap acci� pr�ctica
1. �s quelcom relacionat amb un projecte futur: l'afegeixo a la llista "Potser algun dia"
2. �s un document que em far� falta m�s endavant
- �s un document de refer�ncia que em far� falta, el classifico de seguida en els meus arxius de refer�ncia (ex. cat�leg, reglament, etc...)
- �s un document d'acompanyament per un projecte en curs: el deso a la carpeta projecte en curs corresponent (ex. formulari de sol�licitud de subvenci�, article que servir� en una formaci� que tot just s'est� muntant). Sovint aix� va acompanyat d'una tasca a fer. Per exemple apunto a la meva llista de tasca "Cercar una c�pia de la declaraci� de l'associaci� a la Delegaci� del Govern per la sol�licitud de subvenci�" i classifico el formulari a la carpeta "En curs: sol�licituds de subvencions"
3. No �s res de tot aix�: paperera. �s el cas de la majoria dels documents i e-mail que es reben! Vigileu amb la temptaci� de guardar-ho tot "per si de cas", cal pensar-s'ho b� demanant-se si realment pot servir algun dia. (Quan vaig adoptar el m�tode GTD, vaig llen�ar totes les factures d'electricitat dels meus anteriors apartaments, algunes tenien m�s de 15 anys)
Alerta: res ha de tornar a la safata d'arribada, s'ha de gestionar tot, en l'ordre en qu� anem trobant els documents. Sin� tornem a engegar el cercle de la culpabilitat amb aquell document que no es vol gestionar i que va quedant sempre al fons de la safata d'arribada.
Quan la safata d'arribada �s buida o ja no queda cap mail no llegit a la b�stia: uf, quin descans!
L'agenda
En el m�tode GTD, l'agenda �s sacralitzada i no ha de servir m�s que per all� que realment t� data i horari: una reuni�, un tren. No ha de servir de llista de tasca bis. De fet, la decisi� de llan�ar-se a fer una tasca no dep�n pas d'un moment donat, previst amb anticipaci�: "Dimecres, m'hi poso amb el balan� moral" sin� del context. �s m�s que probable que el dimecres en q�esti�, la vostra companya de feina es quedi a casa perqu� el seu fill est� malalt i que us toqui a vosaltres respondre al tel�fon tot el dia. L'�nic resultat ser� que el dimecres al vespre, l'�nica cosa que us quedar�, m�s que la satisfacci� d'una jornada fruct�fera, ser� "M..., no he escrit l'informe moral". M�s tard res no us impedeix crear el context favorable per l'execuci� de les tasques priorit�ries i reservar-vos alguna jornada en qu� refuseu totes les reunions a fi i efecte de tenir temps per fer les accions que demanen concentraci�.
Els arxius
Els arxius, ja siguin en paper o digitals s�n de dos tipus, els que es refereixen a projectes en curs i que comporten documents d'acompanyament del projecte (actes de reunions, etc...) i els que permeten classificar els documents de refer�ncia. David Allen proposa crear un arxiu per cada projecte, per petit que sigui encara que nom�s consti d'un full abans que tenir un sistema d'arxius i sub-arxius. Es pot decidir prefixar tots els arxius per distingir-los f�cilment (en el meu cas, tots els arxius de projectes en curs comencen per EC - i tots els meus arxius amb els documents de refer�ncia comencen per RPro - )
Actualitzaci�
Regularment, cal rellegir la llista de projectes per revisar els projectes acabats per� tamb� per veure si es generen noves tasques. �s el moment d'endre�ar els arxius dels projectes en curs que s'han tancat. Els documents operacionals se suprimiran i alguns documents d'acompanyament aniran a completar les refer�ncies generals. Tamb� �s el moment de rellegir la llista dels projectes que "Potser algun dia " per verificar si no els ha arribat el moment!
Cr�dit Photos : carlescv sur Flickr - CC By-SA