bf_imagevignette_bf_imagewritingg2_AJC1_flickr_ccbysa.jpg

Com produir un document entre diversos centenars de persones (2ª part)

Autor de la fitxa : Jean-Michel Cornu
Llicència de la fitxa : Creative Commons BY-SA
Descripció :

Constitució del grup

Invitació a participar
Per constituir un grup cal començar per convidar-hi persones. Això es pot fer de manera col·lectiva o individual. Les dues són complementàries. Una invitació no és pas una inscripció, cal demanar l'autorització a una persona abans d'inscriure-la en el grup. En canvi, si està interessada, la seva inscripció ha de ser com més senzilla millor: clicar en un simple enllaç en un mail i no haver d'omplir més que un mínim d'informacions (en general el nom i cognoms, de vegades l'organització. El mail sovint pot ser detectat directament). A més d'aquest primer mètode, també hi ha la possibilitat de respondre simplement al mail enviat per rebaixar més el llindar del pas a l'acció 17. La resposta pot ser gestionada tant manualment com automàtica, amb una adreça de retorn que apunta a un robot que permet inscriure directament la persona (detectant en l'adreça d'enviament el seu mail o el seu compte en la xarxa social, així com el seu nom).

Per la invitació col·lectiva, cal d'entrada escollir els canals de difusió de la informació: llistes de correu de debat o de distribució, xarxes socials, newsletter... Cal vigilar de no fer spam en grups en què aquesta invitació no formaria part de l'objecte. Uns llocs naturals als quals pot enviar-se aquesta mena d'invitació serien el llistat de membres, les newsletters i les xarxes socials de la o de les organitzacions que animen el nou grup. Amb un CRM (Customer Relationship Management, sistema de gestió dels perfils i de les trameses en una organització), es pot fins i tot personalitzar el missatge d'invitació, en particular amb el nom i/o els cognoms de la persona.
Pel que fa a aquells que es desitja especialment tenir al grup
Per la part individual, d'entrada cal redactar una llista de persones que desitjaríem tenir al grup. Cosa que es pot fer per exemple amb una graella en què per cada persona a convidar hi ha un camp "Nom Cognoms" <adresse_mail> (format que permet una tramesa fàcil amb el mail i també amb el nom). Altres columnes poden incloure l'organització, un camp comentaris que mostri l'interès de tenir la persona en el grup, o bé uns camps amb la data d'enviament, la resposta, si s'escau la data de la primera i de la segona tramesa, etc. Aquesta taula (o una aplicació capaç de fer el mateix de manera més eficaç) permet fer el seguiment de les invitacions individuals 18. Si la persona, al cap de, posem, una setmana no ha respost, es pot rellançar la invitació i repetir l'operació una setmana després. No cal insistir més, és presumible que una persona que no respon dos o tres cops no desitja formar part del grup. Els missatges d'invitació i recordatoris han de ser personalitzats amb el nom i/o els cognoms al menys a l'encapçalament del missatge, encara que la resta sigui un missatge standard. També pot ser útil preveure dos tipus de missatge: un tutejant i l'altre de vostè (en aquest cas en la taula cal indicar la forma de tractar la persona: de tu o de vostè) 19. El missatge ha de ser com més curt millor, però també clar i complet (ha de cabre com a molt en una pantalla normal d'ordinador) i firmat al final per una o dues persones, si cal amb els seus títols més que no pas de manera més anònima per un grup o una organització. Aquest plantejament d'invitació individual, si es fa bé i si es coneixen ni que sigui una mica les persones convidades (pot ser útil fer firmar el missatge a persones que coneguin el destinatari) assegura un retorn excel·lent (entre un 80 i un 90%).

També pot ser una bona idea especificar en la invitació que no és pas obligatori contribuir per participar en el grup (entre el 60 i el 90% dels membres d'un grup són observadors o del tot inactius 20), que el nombre de missatges serà raonable (per exemple només s'enviaran les síntesis i un recull-selecció d'aportacions en un màxim de cinc missatges setmanals, mentre que el detall estarà disponible en una pàgina web), i que és possible donar-se de baixa en qualsevol moment 21.

Per saber-ne més: exemple de missatges d'invitació individual personalitzada
Exemple de missatge d'invitació individual (per a un home i tractant de tu)
Objecte: inici d'un treball sobre la innovació monetària

Benvolgut <nom de pila>,

Estic a punt d'endegar en el marc de la Fundació Internet Nova Generació (Fing) una "expedició" (un treball col·lectiu d'uns mesos) sobre la "Innovació monetària": avui dia existeixen més de 5000 "monedes complementàries" en el món. La crisi, la recerca de noves formes de desenvolupament, l'ús d'internet i el mòbil n'acceleren el desenvolupament. I si els mateixos factors també podessin contribuir a reinventar les funcions mateixes d'aquestes monedes, i tot allò que possibiliten?

Tots els resultats de l'expedició seran públics i lliurement reutilitzables. L'objectiu consisteix en obrir noves oportunitats i invitar a l'acció. Tenint en compte els teus coneixements sobre monedes, et proposo d'unir-te a nosaltres per participar en aquesta reflexió. Si hi estàs d'acord, només cal que cliquis en aquest el link: <link de la inscripció> o bé em pots respondre i jo m'encarregaré personalment de la teva inscripció.

Amb l'esperança de tenir el plaer de col·laborar amb tu

Cordialment

Jean-Michel Cornu

Exemple de missatge recordatori (per a un home i tractant de tu)

Benvolgut <nom de pila>,

Les primeres converses començaran un d'aquests dies en el si del grup Innovació Monetària. Si desitges seguir el que s'anirà dient sobre una redefinició de les funcions de la moneda i les possibilitats que ofereix (i també participar-hi si tens temps), et proposo que cliquis en aquest link: <link de la inscripció> o bé que responguis a aquest mail i jo m'encarregaré personalment de la teva inscripció.

Et saludo ben cordialment

Jean-Michel Cornu
[còpia del mail d'invitació anterior]


La primera ronda de converses
Una vegada que el nombre de participants s'apropa al centenar, el primer que cal fer és proposar que cadascú es presenti breument amb una o dues línies afegint-hi el que s'espera del grup i, si ho creu convenient, el que pot aportar. Aquesta primera "ronda d'intervencions" pot semblar inútil en particular a les xarxes socials on tothom disposa d'un perfil, però la seva funció és sobretot fer parlar el màxim de persones una primera vegada amb una pregunta molt simple a la qual es pot respondre de forma immediata. Els que ja han enviat un missatge tenen moltes més possibilitats de fer-ho una segona, augmentant el nombre de contribuïdors (a més d'aquells que tenen tendència a intervenir sistemàticament...). Això permet fer veure als membres del grup que són nombrosos i que moltes altres persones hi participen, un altre factor que facilita la participació. Per endegar la primera ronda d'intervencions, pot ser necessari comptar amb alguns "còmplices" que responguin molt ràpidament per presentar-se i muntar així una primera activitat que animarà els altres participants a presentar-se també. Aquest tipus de ronda d'intervencions pot permetre fins al 40% de participació en els grans grups.

Aquest primer mail invitant a presentar-se també és una bona ocasió de proposar unes regles simples i curtes pel funcionament del grup que són fàcilment acceptables per a tothom i que més tard serviran per legitimar observacions i esmenes que altrament no serien respectades.

Per saber-ne més: exemple de tres regles breus de funcionament
Petit recordatori de les regles per als nostres debats
  • Sigueu breus: un mail no ha de superar la mida d'una pantalla (excepte les síntesis...)
  • Sigueu constructius: ningú no té totes les solucions, cada aportació enriqueix el debat
  • Animeu-vos a participar i acolliu els nous contribuïdors: no hi ha idees inútils


Si la constitució del grup triga massa (més de quinze dies), pot ser necessari, abans de la ronda de presentacions, enviar un primer missatge d'espera explicant que hi ha més persones que s'estan inscrivint i que el debat començarà ben aviat. En canvi no cal esperar que totes les persones s'hagin inscrit per començar la ronda d'intervencions (al cap de quinze dies d'invitacions poden quedar alguns recordatoris individuals).

Un cop superat el centenar de participants i quan la primera ronda d'intervencions hagi permès parlar al màxim de persones, el grup estarà preparat per començar un treball d'intel·ligència col·lectiva. Sovint el cicle de presentacions continua encara que ja s'hagi abordat la primera pregunta temàtica. Això és normal, a mesura que els participants veuen que cada cop més persones es presenten i fan aportacions, creix una certa pressió que els empeny a presentar-se ells també. N'hi ha que en canvi no es presentaran. Per tant és important explicar en els missatges de dinamització que no cal sentir-se culpables per no haver participat (en un gran grup la no participació és la norma), però que aquells que vulguin aportar una idea, fins i tot simple i en qualsevol moment, són benvinguts, tant si han fet aportacions abans com si no.
D'altra banda, en el grup, identifiqueu un conjunt de "còmplices": persones que coneixeu bé i que podeu contactar individualment per demanar-los que intervinguin per tal d'"trencar el glaç" i així provocar un efecte d'arrossegament entre els reactius del grup.

Vigilància tecnològica, comprensió comuna i disseny: una cartografia iterativa

Aquesta fase implica una alternança de períodes d'aportacions i de síntesis sota forma de mapa textual que ofereixi una visió de conjunt de la comprensió del problema en un moment donat. Es pot desglossar en tres grans funcions: la vigilància tecnològica, la construcció d'una comprensió comuna i la identificació de noves idees. Pot ser interessant introduir-les una després de l'altra, però sovint continuen apareixent de forma paral·lela. Així, una comprensió més afinada de certes ramificacions de la pregunta inicial n'empenyerà alguns a citar fonts de vigilància tecnològica, i noves idees imposaran sovint la reorganització dels coneixements anteriors amb una classificació millorada.
La pregunta inicial
La fase comença amb l'enunciat de la pregunta o, millor encara, quan s'ha fet una feina de preparació, mitjançant una primera cartografia. El debat resulta motivador per als contribuïdors ja que està prou avançat, tot i que continua tenint molts àmbits per explorar. A partir d'aquesta pregunta o d'aquest mapa textual, es tracta de demanar als membres del grup les nocions que segons ells falten, i en un primer moment de citar fonts pertinents de treballs realitzats en aquests diversos camps (vigilància).

Tal com es fa amb els mails d'etapa, es poden recordar les regles de forma resumida (vegeu més amunt "exemple de tres regles breus de funcionament").
Les aportacions: des dels "còmplices" als "reactius"
Per suscitar les primeres aportacions que més tard provocaran l'aparició de les següents, es pot recórrer a uns "còmplices": contacteu directament, al marge dels missatges col·lectius, algunes persones del grup que coneixeu bé i demaneu-los que responguin al vostre missatge com més aviat millor per "trencar el glaç". Òbviament això es fa just abans d'enviar el mail inicial o les cartografies intermèdies. Encara que no tots els vostres còmplices responguin, el fet de contactar-los directament augmenta de manera molt significativa el percentatge dels que enviaran una aportació. Per tant, contactant entre 6 i 10 persones, us assegureu entre 3 i 5 primeres aportacions que permetran d'estimular els altres participants.

Deixeu també una mica de temps (en general una setmana o un xic menys si hi ha moltes aportacions) perquè els que ho desitgin puguin intervenir. En els grups on tothom veu totes les aportacions (llista de distribució per exemple), les respostes dels altres tenen un efecte d'arrossegament. En els grups en què només una part dels missatges arriba a tothom, pot resultar útil elaborar ràpidament un missatge amb una selecció de les aportacions rebudes just després de la vostra tramesa (un o dos dies després de la pregunta inicial o del mapa intermedi). Dites aportacions òbviament inclouran les dels vostres "còmplices", però també, si n'hi ha, d'altres més espontànies.

També podem enviar recordatoris indicant els àmbits menys coberts. O podem proposar que identifiquin elements de vigilància tecnològica (amb referències o algunes URL), que millorin les diferenciacions entre dos conceptes propers (i de vegades amb el mateix nom) per assolir una millor comprensió comuna o bé proposar desenvolupar noves idees encara no identificades. Sovint els participants es queden amb determinats enfocaments, imposant la mateixa orientació al debat. Sòcrates, en els textos de Plató, definia la maièutica com 22 "l'art de fer parir els esperits" formulant preguntes. En proposar al grup que desenvolupi més concretament tal part o tal plantejament, millorareu la qualitat del resultat final.

Per saber-ne més: el mètode dels 6 barrets
El mètode dels 6 barrets d'Edward de Bono 23 permet identificar les perspectives de les diverses aportacions. D'aquesta manera podrem reconduir el grup cap a plantejaments insuficientment desenvolupats:
  • barret blanc: quines idees es poden proposar des d'un punt de vista racional?
  • barret vermell: què s'hi pot afegir des d'un punt de vista emocional i intuïtiu?
  • barret negre: quins problemes planteja això des d'un punt de vista negatiu?
  • barret grog: quines noves oportunitats hi ha des d'un punt de vista positiu?
  • barret verd: reprenem el conjunt des d'una òptica creativa
  • barret blau: quina organització cal per desenvolupar el control del procés?


Mètodes més complets permeten identificar els camps no prou coberts en un debat per tal d'assegurar-ne una qualitat òptima 24.
Aquesta part de la iteració també pot fer-se en el transcurs de sessions en línia o presencials, com a complement a les interaccions en línia asincròniques. Així és com nosaltres vam mostrar el mapa en construcció sobre el tema de la innovació monetària 25 en dos tallers de treball a Marsella i a París en el marc de les trobades Lift, tot demanant als participants què hi faltava segons ells. Encara que entre els assistents hi hagués tant participants del grup com persones que tot just descobrien el treball, la presentació de cada part del mapa va donar lloc cada cop a una discussió amb noves pistes i nous conceptes detectats. Aquestes trobades van permetre en cada ocasió actualitzar el mapa i tornar-lo a proposar al grup en línia. Es va organitzar una tercera trobada a París convidant-hi tres ponents de disciplines diverses (antropologia, economia i filosofia) perquè opinessin sobre el mapa resultant dels treballs col·lectius. En un altre grup, es va posar a prova una fase d'aportació durant una sessió en línia centrada en l'estigmèrgia 26 (un mecanisme de coordinació indirecte entre els actors que permet un mode d'autoorganització repartida) afegint-hi uns elements del mètode SECI de dinamització de sessions proposat per Nonaka i Takeushi 27. Així es podien barrejar iteracions durant interaccions asincròniques en línia (de mitja setmana a una setmana de durada) i les sessions en línia o presencials (d'entre 1h30 i 3h de durada), per obtenir un màxim de diversitat entre els contribuïdors. Fins i tot entre ells que assisteixen tant a les sessions com als intercanvis en línia, n'hi ha que se senten més còmodes amb les aportacions escrites o orals.
La cartografia textual
Un cop per setmana, o dos cops si les aportacions són nombroses, aneu millorant el mapa que sintetitza els diversos elements de vigilància tecnològica, de comprensió i d'idees noves proposades pel grup.
La primera etapa consisteix en copsar els elements d'aportació en els diversos missatges del grup. Un missatge pot incloure dues o més aportacions. Per facilitar-ne la utilització, es poden caracteritzar amb una frase reformulada, d'una línia com a molt. Manteniu també el nom del contribuïdor per tal de reforçar els mecanismes d'estima dins el grup28.
L'etapa següent consisteix en completar el mapa textual del debat (o crear-lo si és la primera vegada) introduint-hi les noves aportacions als indrets apropiats. Per aquesta operació caldrà sovint reorganitzar el mapa afegint-hi nivells per distingir conceptes que abans estaven barrejats.
La finalitat del mapa és oferir una visió de conjunt de les interaccions. Es presenta sota forma d'un llistat per punts estructurat i amb diversos nivells. Les aportacions s'expressen a raó d'una idea per línia per tal que el mapa sigui el més curt possible, evitant així al màxim l'ús de les barres de desplaçament vertical per situar-lo en pantalla. Al final de cada línia s'hi pot afegir el nom de pila del contribuïdor. Es tracta de poder circular pel mapa textual de la mateixa manera que la nostra mirada es desplaça per un mapa gràfic: més que necessitar una lectura completa del mapa, hem de poder identificar ràpidament els elements claus i a continuació fixar-nos només en el detall de les parts que ens interessen. Per això negretes, subratllats, cursives i també negretes i subratllats junts permeten destacar algunes paraules o grups de paraules importants. També es poden utilitzar colors com ara el vermell per indicar uns elements concrets.

Per saber-ne més: exemple d'un mapa sobre la manera de presentar la cooperació
Quina cooperació vendre?
  • 1) defensar l'interès general deixant de banda l'interès particular a curt termini (altruisme) (Mathieu)
    • Existeixen uns fonaments però són complexos (teoria de les barbes verdes...)
  • 2) fer confluir a llarg termini els interessos col·lectius i particulars (Michel)
    • és el fonament de la cooperació (Jean-Michel)
    • existeixen uns models econòmics: col·laboració radical, coopetència (Gatien)
    • Quins exemples simples per facilitar la comprensió?
Com fer confluir interès individual i interès col·lectiu
  • Donar una visió a llarg termini (Mathieu)
    • "l'ombra del futur" en l'argot dels economistes (Gatien)
  • Desenvolupar l'abundància més que l'escassetat (Jean-Michel)
  • Promoure mecanismes d'estima
  • Participar en una obra col·lectiva i posar-la en comú (Michel)
  • Transformar els mecanismes de suport als projectes (Michel)
La cooperació pot fer-nos guanyar temps... o perdre'n...
  • mitjançant els contactes que aporta (posada en xarxa)
  • pertànyer a una comunitat crea confiança i legitimitat (Richard)
  • la producció del grup pot fer-nos guanyar temps (mutualització) (Philippe Olivier)
  • però cal que la cooperació esdevingui menys consumidora de temps
    • per als participants: mètode d'intercanvi en línia (Jean-Michel)
    • per als animadors: fent de "gandul intel·ligent" com Linus Torvarld (Michel)
La cooperació pot fer-nos guanyar diners... o perdre'n (Aquest és l'aspecte que m'agradaria veure ampliat)
  • Millor viure col·lectivament: redirigir uns rius per regar unes terres (Mathieu)
  • Uns models econòmics innovadors (Vegeu: lliure, web 2, música...) (Jean-Michel)


El mapa no és una simple síntesi de la discussió. De fet, en reorganitzar-lo, l'animador sovint és el primer en veure les distincions suplementàries que "salten a la vista". I no ha de dubtar en afegir-les al mapa, perquè la següent iteració de comentaris sempre podrà invalidar la seva decisió o completar-la.
La fi de la fase
Després d'un cert nombre d'iteracions, les aportacions s'esgoten i els participants deixen d'afegir noves idees. Això pot passar des de la primera iteració (ara bé, en aquest cas les idees dels contribuïdors no s'han encreuat) però es registren interaccions que inclouen fins a set iteracions 29. Per altra banda, si l'animador considera que ja s'han cobert prou punts de vista (vegeu per exemple el mètode dels sis barrets més amunt), es podrà difondre al grup un mapa final. Llavors es tracta de prendre algunes decisions, si s'escau, i sobretot de presentar els resultats de forma accessible per a persones que no coneguin el tema.

La decisió: el consens aproximatiu

No totes les discussions exigeixen una presa de decisions immediata. A vegades pot ser més útil guardar-ho tot per mostrar el màxim de plantejaments, per exemple quan volem produir una guia sobre com posar en marxa un projecte 30. En canvi, en d'altres casos cal escollir col·lectivament, entre les moltes idees proposades, les accions que el grup emprendrà o les propostes que seran triades. El mètode utilitzat a la fase anterior permet mitigar el problema plantejat per la tendència que cadascú té a defensar d'entrada el propi punt de vista en oposició al dels altres. Les idees més interessants solen ser les que emergeixen al cap d'unes quantes iteracions. Encara que les hagi proposat un dels participants, són fruit de nombrosos encreuaments i no poden ser atribuïdes a una sola persona (encara que en el mapa textual generalment es posi el nom de la persona que ha fet la proposta). És més fàcil fer que les persones escullin entre idees col·lectives que entre les idees de les mateixes persones.
Un enfocament que ha demostrat la seva eficàcia és el del rough consensus. No es tracta ni d'un consens (difícil, fins i tot impossible d'assolir) ni d'una votació, que per definició deixa de banda l'opció d'una part dels participants. En el rough consensus (consens aproximatiu), la pregunta formulada és "algú té una objecció de fons a l'opció proposada? ". Tal com passa en els grans grups, en els quals la participació és l'excepció i la manca d'aportacions la majoria, el rough consensus només requereix la resposta d'aquells que podrien tenir realment un problema amb l'opció proposada. D'aquesta manera és possible arribar a una situació en la qual les opcions escollides, encara que no siguin les que hauria triat cada membre del grup, resulten prou acceptables per tothom.
El rough consensus és una de les bases de l'IETF, Internet Engineering Task Force, la comunitat que des de 1986, defineix els estàndards d'Internet. Malgrat els reptes importants que l'elecció d'un estàndard o un altre pot revestir per a molts actors industrials, els mètodes de l'IETF han permès desenvolupar estàndards acceptables per tothom 31.

Redacció del text: relectura col·lectiva

Un cop que el grup ha identificat tots els elements de referència, els conceptes i les idees –i un cop feta una possible tria entre aquestes idees- caldrà abocar-ho tot en un document que pugui ser llegidor per una persona externa al grup i que no conegui el tema. Aquesta fase es du a terme de manera més tradicional amb un o diversos "escribes" que redacten, i la resta del grup que rellegeix i comenta.

La relectura per part del grup és necessària perquè ni amb tota la voluntat del món ningú pot copsar el total de les subtileses inscrites en la cartografia final, ni tan sols l'animador que l'ha realitzada! De fet, en redactar el conjunt amb un format més literari, pot passar que s'utilitzi el que podríem anomenar sinònims per agilitzar l'estil. Però algun contribuïdor podria observar que, si bé el terme utilitzat seria correcte en la cartografia, podria no ser-ho en el text proposat. Perquè queden molts elements implícits en la cartografia final. Si la mateixa és acceptada per tots els membres del grup, una formulació lleugerament diferent, que podria ser admissible per la majoria de persones, pot resultar inacceptable per unes altres.

La cartografia realitzada pel grup pot generar un text d'una o dues pàgines o bé un document important. Així, en el cas del grup sobre innovació monetària, les sis setmanes de debat en línia i les tres sessions de treball van permetre 7 versions de la cartografia i es van plasmar en un llibre de 160 pàgines 32. La metodologia Book sprint 33 utilitzada per Floss Manuals 34 per realitzar uns llibres col·lectius en una setmana pot ser útil. Un conjunt de persones es reuneix durant cinc dies per redactar cadascú unes parts del llibre. En el nostre cas, no es tracta tant d'experts d'un camp que aporten els seus coneixements, com de persones que hagin participat a les interaccions i que intentaran transcriure de la manera més fidel possible la cartografia final sota una forma accessible. El sumari es reparteix entre els diversos participants (prou nombrosos per poder redactar la seva part en uns dies) i cada part redactada es posa en línia i és sotmesa als comentaris dels grup. En aquesta etapa són útils eines que permetin comentar en línia com ara Co-ment 35 o Google Drive 36.

Un cop la redacció acabada i acceptada pel grup, encara queda una feina d'edició per esmenar les faltes, millorar l'estil i homogeneïtzar-ho tot plegat. En aquest estadi, és important evitar d'afegir errors. També és interessant tenir el text final proposat amb les modificacions evidenciades respecte al text proposat pels redactors (text afegit subratllat i text eliminat barrat), a fi i efecte de permetre una última relectura més còmoda al grup, que així es pot concentrar només en els canvis.

Un cop íntegrament acabat el treball, encara queda per fer la difusió en línia i/o en forma d'un llibre imprès. La utilització d'una llicència Creative commons CC -BY -SA 3.0 37 permet facilitar-ne la difusió i la seva apropiació per part d'una comunitat extensa.
Mots clau :